Tóm tắt nhanh: Thủ tục nhập khẩu phần mềm phụ thuộc vào hình thức nhập khẩu — phần mềm trên vật mang tin (CD, USB, HDD) phải khai báo hải quan theo mã HS 8523; phần mềm tải online qua internet không cần tờ khai hải quan nhưng phải nộp thuế GTGT. Năm 2026, cùng với Công văn 314 siết bản quyền phần mềm, nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang mua license hợp pháp — bài viết này hướng dẫn quy trình đầy đủ.
Trong bối cảnh Cục Bản quyền tác giả (Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) ban hành Công văn 314/BQTG-QL&HTQT ngày 10/05/2026 yêu cầu toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân không được sử dụng phần mềm không có bản quyền, nhu cầu nhập khẩu phần mềm hợp pháp — đặc biệt các phần mềm Windows, Microsoft Office, phần mềm quản lý hải quan — đang tăng mạnh. Mời bạn cùng OZ Việt Nam tìm hiểu đầy đủ thủ tục nhập khẩu phần mềm máy tính năm 2026.
Vật mang tin (CD/USB/HDD) → khai hải quan | Tải online → không cần tờ khai
8523.80.99 (CD) | 8523.59.90 (USB/HDD) | Thuế NK 0–10% + VAT 10%
Hợp đồng, invoice, packing list, tách trị giá phần mềm / vật mang tin
Nộp thuế NK + VAT (nếu có) → Thông quan → Nhận hàng/kích hoạt license
Sơ đồ: quy trình thủ tục nhập khẩu phần mềm — OZ Việt Nam 2026
📋 Mục lục bài viết
I. Phân Loại Hình Thức Nhập Khẩu Phần Mềm
Khi nói đến thủ tục nhập khẩu phần mềm, điều đầu tiên cần xác định là phần mềm đó được nhập khẩu theo hình thức nào. Pháp luật Việt Nam hiện hành (Thông tư 39/2015/TT-BTC, Thông tư 60/2019/TT-BTC) phân biệt hai hình thức nhập khẩu phần mềm hoàn toàn khác nhau:
Phần mềm được ghi trên CD, DVD, USB, ổ cứng HDD/SSD hoặc thẻ nhựa chứa mã license key và nhập khẩu cùng với hàng hóa vật lý. Phải khai báo tờ khai hải quan nhập khẩu đầy đủ.
Phần mềm được tải trực tiếp qua internet (download), nhập khẩu theo hình thức thương mại điện tử. Không cần tờ khai hải quan nhưng phải kê khai và nộp thuế GTGT (nếu là dịch vụ kỹ thuật số từ nước ngoài).
Phần lớn doanh nghiệp nhập khẩu phần mềm doanh nghiệp (Windows Server, Microsoft 365 Business, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý hải quan) theo hình thức 2 — mua license online trực tiếp từ nhà cung cấp nước ngoài hoặc đại lý ủy quyền tại Việt Nam.
II. Mã HS Code và Thuế Nhập Khẩu Phần Mềm
Đối với phần mềm nhập khẩu trên vật mang tin, mã HS code được phân loại theo nhóm 8523 — Đĩa, băng, thiết bị lưu trữ thể rắn và các phương tiện lưu trữ thông tin khác đã ghi hoặc chưa ghi. Dưới đây là các mã HS cụ thể thường gặp:
8523.80.99
Đĩa quang ghi phần mềm
8523.59.90
Thiết bị lưu trữ bán dẫn
0–10%
Phụ thuộc xuất xứ
10%
Thuế GTGT nhập khẩu
Lưu ý quan trọng: Theo Thông tư 39/2015/TT-BTC và hướng dẫn của Tổng cục Hải quan, phần mềm nhập khẩu qua internet không bị đánh thuế nhập khẩu vì không phải hàng hóa hữu hình. Tuy nhiên nếu mua dịch vụ phần mềm từ nhà cung cấp nước ngoài, doanh nghiệp Việt Nam có nghĩa vụ kê khai và nộp thuế nhà thầu nước ngoài (FCT) gồm thuế GTGT 10% và thuế TNDN 10% thay mặt nhà cung cấp nước ngoài.
Khi mua phần mềm bản quyền từ nhà cung cấp nước ngoài (Microsoft, Adobe, SAP…) theo hình thức chuyển khoản trực tiếp, doanh nghiệp Việt Nam phải kê khai và nộp thuế nhà thầu theo Thông tư 103/2014/TT-BTC: thuế GTGT 10% + thuế TNDN 10% = 20% trên tổng giá trị hợp đồng. Trường hợp mua qua đại lý ủy quyền tại Việt Nam, đại lý đã kê khai thay và doanh nghiệp chỉ cần nhận hóa đơn GTGT.
III. Nguyên Tắc Tách Trị Giá Phần Mềm Và Vật Mang Tin
Đây là điểm mà nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn khi làm thủ tục nhập khẩu phần mềm trên vật mang tin. Căn cứ Hiệp định trị giá GATT và Thông tư 39/2015/TT-BTC, nguyên tắc tách trị giá như sau:
IV. Quy Trình Thủ Tục Nhập Khẩu Phần Mềm Đầy Đủ 2026
-
1
Kiểm tra thông tin bảo hộ nhãn hiệu phần mềm tại Việt Nam
Trước khi nhập khẩu phần mềm, đặc biệt các phần mềm nước ngoài (Microsoft, SAP, Oracle, AutoCAD…), doanh nghiệp cần kiểm tra xem nhãn hiệu đã được đăng ký bảo hộ tại Việt Nam chưa và nhà phân phối chính thức là ai. Căn cứ Nghị định 105/2006/NĐ-CP và Thông tư 13/2015/TT-BTC, hải quan có quyền tạm dừng thông quan nếu có dấu hiệu xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ. Kiểm tra tại: Thư viện số về sở hữu công nghiệp (NOIP). -
2
Xác định hình thức nhập khẩu và mã HS code
Xác định phần mềm nhập khẩu theo hình thức vật mang tin hay tải online. Nếu trên vật mang tin: tra mã HS code chính xác (8523.80.99 hoặc 8523.59.90). Nếu tải online: xác định nghĩa vụ thuế nhà thầu nước ngoài. -
3
Chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu
Bộ hồ sơ nhập khẩu phần mềm trên vật mang tin gồm: (1) Hợp đồng mua bán phần mềm có tách riêng giá trị phần mềm và vật mang tin; (2) Commercial Invoice; (3) Packing List; (4) Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill); (5) Chứng nhận xuất xứ C/O nếu muốn hưởng thuế ưu đãi; (6) Giấy phép nhập khẩu (nếu phần mềm thuộc lĩnh vực mã hóa, an ninh mạng). -
4
Khai báo tờ khai hải quan nhập khẩu
Khai báo trên hệ thống ECUS/VNACCS trước khi hàng đến cảng. Khai đúng mã HS, trị giá tính thuế (chỉ tính trên vật mang tin nếu hóa đơn tách riêng), số lượng, xuất xứ. Ghi rõ mô tả hàng hóa là “phương tiện chứa phần mềm” để hải quan phân loại đúng. -
5
Nộp thuế và nhận hàng thông quan
Nộp thuế NK (0–10% tùy xuất xứ) và thuế GTGT 10% trên trị giá vật mang tin. Sau khi hải quan xác nhận thông quan, nhận hàng và kích hoạt license phần mềm theo hướng dẫn của nhà sản xuất. -
6
Kê khai thuế nhà thầu (hình thức tải online)
Nếu mua phần mềm từ nhà cung cấp nước ngoài qua internet: kê khai và nộp thuế nhà thầu theo Thông tư 103/2014/TT-BTC tại cục thuế địa phương. Hoặc mua qua đại lý ủy quyền tại Việt Nam để đơn giản hóa nghĩa vụ thuế.
V. Những Điều Cần Lưu Ý Năm 2026
Ngày 10/05/2026, Cục Bản quyền tác giả ban hành Công văn 314/BQTG-QL&HTQT yêu cầu toàn bộ tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân không được sử dụng phần mềm không có bản quyền. Bộ Văn hóa sẽ lập đoàn kiểm tra trực tiếp tại các doanh nghiệp. Đây là thời điểm các đơn vị cần rà soát toàn bộ phần mềm đang sử dụng và mua license hợp pháp.
- Phần mềm mã hóa/an ninh mạng có thể cần giấy phép nhập khẩu đặc biệt từ Bộ Công an (theo Nghị định 58/2016/NĐ-CP). Cần kiểm tra trước khi nhập.
- Phần mềm hải quan ECUS và các phần mềm khai báo hải quan chỉ được mua từ đơn vị được Tổng cục Hải quan cấp phép.
- Mua qua đại lý ủy quyền tại Việt Nam (như Microsoft Partner, đại lý Zoom, Autodesk…) đơn giản hơn nhiều về thủ tục thuế so với mua trực tiếp từ nước ngoài.
- Lưu giữ hóa đơn bản quyền ít nhất 5 năm để chứng minh tuân thủ khi có đoàn kiểm tra.
- Dịch vụ SaaS (thuê phần mềm theo tháng như Microsoft 365, Google Workspace) về bản chất là dịch vụ, không phải hàng hóa — không cần tờ khai hải quan.
Kết Luận
Thủ tục nhập khẩu phần mềm năm 2026 không quá phức tạp nếu doanh nghiệp xác định đúng hình thức nhập khẩu và chuẩn bị đầy đủ chứng từ. Điểm mấu chốt là tách riêng trị giá phần mềm và vật mang tin trên hóa đơn để tối ưu thuế, và lựa chọn mua qua đại lý ủy quyền tại Việt Nam để đơn giản hóa thủ tục. Trong bối cảnh Nhà nước siết chặt bản quyền phần mềm từ tháng 5/2026, đây là thời điểm doanh nghiệp cần hợp pháp hóa toàn bộ phần mềm đang sử dụng.
Nếu quý doanh nghiệp cần tư vấn về thủ tục nhập khẩu phần mềm hoặc bất kỳ thủ tục hải quan nào, hãy liên hệ ngay với OZ Việt Nam qua hotline: 0972433318 để được hỗ trợ trọn gói.
Công ty CP Dịch vụ và Thương mại quốc tế OZ Việt Nam
Số 57 Ngõ 481, Phố Ngọc Lâm, Phường Ngọc Lâm, Quận Long Biên, Hà Nội
Email: [email protected]
📚 Bài viết liên quan
Căn cứ pháp lý: Thông tư 39/2015/TT-BTC về trị giá hải quan; Thông tư 60/2019/TT-BTC sửa đổi; Thông tư 103/2014/TT-BTC về thuế nhà thầu nước ngoài; Nghị định 341/2025/NĐ-CP về xử phạt vi phạm bản quyền; Công văn 314/BQTG-QL&HTQT ngày 10/05/2026 của Cục Bản quyền tác giả. Cập nhật: tháng 5/2026.
