Chào mừng bạn đến với “Hướng dẫn cho người mới làm dịch vụ hải quan”. Dịch vụ hải quan đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa và góp phần quan trọng vào sự phát triển kinh tế quốc gia. Tuy nhiên, với những quy định phức tạp và quy trình khó hiểu, nhiều người mới tham gia ngành này có thể gặp khó khăn.
Chính vì vậy, chúng tôi đã tạo ra hướng dẫn này để giúp bạn hiểu rõ hơn về các quy tắc, thủ tục và quy trình hải quan cơ bản. Từ việc khai báo hàng hóa đến xử lý các loại thuế và lệ phí, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn kiến thức cần thiết để thành công trong việc thực hiện dịch vụ hải quan.
Dịch vụ hải quan là gì?
Dịch vụ hải quan là các công việc mà bên cung cấp dịch vụ hải quan phải thực hiện để có thể hoàn tất thủ tục hải quan thông quan cho lô hàng của bên sử dụng. Và điều tất nhiên, doanh nghiệp phải trả một phần phí thoả thuận cho bên cung cấp khi sử dụng dịch vụ là thủ tục hải quan.
Kỹ năng nào mà người làm dịch vụ hải quan cần có
Kiến thức về luật pháp và quy định hải quan: Người làm dịch vụ hải quan cần nắm vững kiến thức về quy định hải quan, luật pháp liên quan đến nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa. Hiểu rõ về các thủ tục và quy trình thông quan giúp họ áp dụng đúng quy định và giảm thiểu rủi ro vi phạm pháp luật.
Trong công việc hải quan, giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng. Người làm dịch vụ hải quan cần có khả năng giao tiếp rõ ràng, truyền đạt thông tin một cách chính xác và hiểu rõ yêu cầu của khách hàng. Kỹ năng giao tiếp tốt giúp họ làm việc cùng đồng nghiệp, khách hàng và các cơ quan chính phủ liên quan một cách hiệu quả.
Trong quá trình thông quan hàng hóa, có thể phát sinh các vấn đề khác nhau. Người làm dịch vụ hải quan cần có khả năng phân tích và xử lý các vấn đề một cách logic và linh hoạt. Họ phải có khả năng tìm ra giải pháp tối ưu để vượt qua các trở ngại và đảm bảo quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ.
Với số lượng công việc đa dạng và thường xuyên đối mặt với áp lực thời gian, người làm dịch vụ hải quan cần có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Họ phải biết ưu tiên công việc, xác định các mục tiêu và kế hoạch công việc sao cho phù hợp để đảm bảo đúng hạn hoàn thành các thủ tục hải quan.
Trong quá trình làm việc, người làm dịch vụ hải quan cần có khả năng quan sát chi tiết và chịu áp lực công việc. Họ phải theo dõi sát sao quá trình thông quan, xử lý các vấn đề và đảm bảo tuân thủ quy định hải quan. Kỹ năng quan sát giúp họ phát hiện và khắc phục các lỗi hay sai sót trong quá trình thông quan một cách nhanh chóng và chính xác.
Các bước hướng dẫn cho người mới làm dịch vụ hải quan
Sau đây là các bước làm thủ tục hải quan cho người mới bắt đầu
Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa
Để tiến hành nhập khẩu hàng hóa, trước hết bạn cần chuẩn bị các chứng từ cần thiết. Như đã được trình bày trong bài viết về thủ tục nhập khẩu hàng hóa, bạn cần thu thập các chứng từ sau: Hợp đồng ngoại thương, Hóa đơn thương mại, Chi tiết đóng gói, Vận đơn đường biển, Chứng nhận xuất xứ, Chứng nhận chất lượng và nhiều chứng từ khác.
Sau khi có các tập tin điện tử của chứng từ, bạn có thể kiểm tra tính hợp lệ và chính xác của chúng. Nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào, bạn cần liên hệ với người bán nước ngoài để giải thích hoặc bổ sung và chỉnh sửa kịp thời.
Bước này cho phép bạn dễ dàng điều chỉnh các chi tiết và nội dung không phù hợp. Nếu bạn để người bán gửi bản chính của giấy tờ qua dịch vụ chuyển phát nhanh, việc thay đổi sẽ trở nên khó khăn hơn, mất nhiều thời gian và thường đi kèm với chi phí phát sinh.
Do đó, bạn cần cẩn thận kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và đầy đủ của các chứng từ. Kinh nghiệm của tôi cho thấy, việc cẩn trọng trong bước này sẽ giúp bạn thực hiện thủ tục nhập khẩu dễ dàng hơn rất nhiều.
Tuy nhiên, bạn có thể đặt câu hỏi làm thế nào để kiểm tra tính hợp lý của chứng từ. Đối với người mới bắt đầu, điều này có thể khó khăn vì mọi thứ đều mới mẻ. Bạn cần tìm hiểu và nghiên cứu trước. Dưới đây là những bài viết tôi đã viết về một số chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng mà bạn nên tham khảo trước:
Hợp đồng mua bán (Sales Contract)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Chi tiết đóng gói (Packing List)
Vận đơn (Bill of Lading)
Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)
Ngoài ra, còn có nhiều chứng từ khác mà lô hàng của bạn có thể cần, chẳng hạn như CQ, CA, Chứng nhận khử trùng… Đối với từng loại chứng từ, bạn cần nghiên cứu kỹ để tránh mắc sai sót.
Bước thứ hai là kiểm tra thông tin và số liệu trên từng chứng từ, sau đó đối chiếu chéo giữa các chứng từ để đảm bảo tính nhất quán và chính xác. Đặc biệt, bạn cần chú ý đến Hóa đơn thương mại và Chứng nhận xuất xứ (nếu có chứng nhận xuất xứ đặc biệt, như các mẫu D, E, KV, JV…).
Dưới đây là một số chi tiết cần kiểm tra:
Tên hàng, mô tả, đơn giá, lượng hàng trên Hóa đơn thương mại và Hợp đồng
Số kiện (packages), tổng trọng lượng hàng (Gross Weight) trên Vận đơn và Chi tiết đóng gói…
Đối với Chứng nhận xuất xứ, bạn cần kiểm tra cẩn thận từng mục và so sánh với các chứng từ khác như Vận đơn, Hóa đơn thương mại, Chi tiết đóng gói… Tốt nhất là không có sai sót gì để có thể yên tâm. Sai sót có thể khiến bạn mất tiền thuế do không được hưởng ưu đãi đặc biệt.
Sau khi kiểm tra và phối hợp với người bán để bổ sung và chỉnh sửa (nếu cần), bạn sẽ có bộ hồ sơ hoàn chỉnh. Khi đó, bạn đã có thể yên tâm tiến hành các thủ tục tiếp theo.
Bước 2: Chuẩn bị chữ ký số và đăng ký với Tổng cục Hải quan
Bước thứ 2 trong hướng dẫn cho người mới làm dịch vụ hải quan là chuẩn bị chữ ký số. Hiện nay, chữ ký số được sử dụng rộng rãi trong việc khai thuế. Nếu công ty bạn đã có chữ ký số, bạn có thể sử dụng chúng mà không cần mua thêm.
Tuy nhiên, nếu bạn là một doanh nghiệp mới thành lập, bạn cần mua một chữ ký số mới. Bạn nên chọn mua từ các nhà cung cấp uy tín như Viettel, VNPT, FPT… Bạn có thể liên hệ trực tiếp với nhân viên hoặc đại lý của họ để được tư vấn chi tiết.
Sau khi mua chữ ký số, bạn cần đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục Hải quan để có thể truyền tờ khai hải quan điện tử.
Trên lý thuyết, bạn có thể tự đọc hướng dẫn và tự đăng ký.
Tuy nhiên, việc đọc và làm theo hướng dẫn thường tốn nhiều thời gian và dễ gây sai sót. Vì vậy, tôi đề xuất rằng bạn nên nhờ đến bên cung cấp chữ ký số để họ hỗ trợ bạn trong việc đăng ký. Ngay cả khi bạn đã mua chữ ký số từ trước, bạn vẫn có thể liên hệ với họ để yêu cầu hỗ trợ và thông thường, dịch vụ này sẽ miễn phí. Vì họ thường xuyên làm việc này, nên chỉ mất khoảng 5-10 phút để hoàn tất. Trong khi đó, nếu bạn tự làm, có thể mất vài giờ và vẫn có thể gặp sai sót, khiến bạn không thể truyền tờ khai.
Nếu công ty của bạn sử dụng dịch vụ khai báo hải quan của một bên thứ ba, bạn cũng có thể nhờ họ thực hiện đăng ký, và phí có thể áp dụng hoặc miễn phí tùy thuộc vào từng bên. Ví dụ, công ty tôi cung cấp dịch vụ hải quan thường miễn phí đăng ký cho khách hàng.
Nếu so sánh giữa việc tự làm, nhờ dịch vụ hải quan và nhờ đơn vị cung cấp chữ ký số, tôi thấy rằng việc thao tác của công ty bán chữ ký số nhanh hơn cả. Đơn giản vì họ làm việc này thường xuyên.
Nếu bạn quyết định tự làm, bạn cần lưu ý rằng bạn cần đăng ký chữ ký số hai lần (cả hai đều do Tổng cục Hải quan quản lý):
Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số: để có thể truyền số container/seal, chứng nhận xuất xứ… Sau khi đăng ký, hệ thống sẽ cập nhật trong vài giờ.
Đăng ký sử dụng Hệ thống VNACCS: để có thể truyền tờ khai hải quan. Thường thì bạn cần chờ đến ngày hôm sau để sử dụng chức năng này.
Bạn có thể xem các bước tự đăng ký trên trang web của Tổng cục Hải quan.
Sau khi hoàn thành việc đăng ký chữ ký số, bạn cần cài đặt phần mềm để tiến hành khai báo và truyền tờ khai hải quan, như tôi đã trình bày trong các bước tiếp theo.
Sử dụng phần mềm cung cấp bởi các công ty tin học đã được Tổng cục Hải quan xác nhận là hợp chuẩn.
Mặc dù trên lý thuyết có ba phương án, nhưng thực tế thì phương án thứ ba là khả thi nhất. Nguyên nhân là phần mềm miễn phí do Tổng cục Hải quan cung cấp rất ít người sử dụng, có thể do khó sử dụng và không thân thiện. Phương án tự xây dựng cũng ít khả thi, đặc biệt là với đa số các công ty xuất nhập khẩu.
Vì vậy, phương án cuối cùng là sử dụng phần mềm do các công ty tin học được Tổng cục Hải quan xác nhận là hợp chuẩn. Theo một bài báo trên trang baohaiquan.vn, có một số công ty đủ điều kiện như: Công ty TNHH hệ thống thông tin FPS FPT, Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn, Công ty TNHH thương mại dịch vụ CNTT G.O.L, Công ty cổ phần Softech, Công ty cổ phần TS24.
Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
Kiểm tra chuyên ngành là quy trình mà các cơ quan có thẩm quyền tiến hành để đảm bảo rằng hàng hóa xuất nhập khẩu đáp ứng đủ tiêu chuẩn và quy định. Có một số loại kiểm tra chuyên ngành thường gặp khi nhập khẩu hàng hóa, bao gồm kiểm tra chất lượng, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, an toàn thực phẩm và nhiều loại khác. Đây là bước thứ 4 trong hướng dẫn cho người mới làm dịch vụ hải quan
Đối với hàng hóa xuất khẩu, quy trình kiểm tra chuyên ngành phụ thuộc vào nội dung hợp đồng ngoại thương để đảm bảo phù hợp. Ví dụ, kiểm dịch thực vật, kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm, v.v. Thường thì việc này dựa trên sự thỏa thuận giữa người mua và người bán, không phải là điều kiện bắt buộc khi thực hiện thủ tục hải quan.
Tuy nhiên, với hàng hóa nhập khẩu, quy định có thể khác. Tùy từng mặt hàng cụ thể, chủ hàng cần tham khảo quy định hiện hành để biết liệu có cần kiểm tra chuyên ngành hay không. Để tránh rủi ro về thời gian và chi phí, bạn nên nghiên cứu trước vấn đề này.
Nếu hàng hóa của bạn không yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, bạn có thể bỏ qua bước này.
Trong trường hợp hàng hóa phải được kiểm tra chuyên ngành, bạn cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký với cơ quan kiểm tra theo quy định, bao gồm các loại kiểm tra như kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật, kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm, kiểm tra chất lượng, đăng kiểm xe cơ giới và xe máy chuyên dùng. Mỗi cơ quan yêu cầu một hồ sơ đăng ký khác nhau, do đó, tôi không thể cung cấp chi tiết ở đây. Bạn nên tìm hiểu quy định và hướng dẫn liên quan để thực hiện quy trình này. Có thể tham khảo danh sách các văn bản pháp luật về thủ tục hải quan để tìm các văn bản liên quan đến loại hàng hóa mà bạn định nhập khẩu.
Thời điểm nộp hồ sơ đăng ký là sau khi nhận được Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) từ hãng vận chuyển, thông thường là 1-2 ngày trước khi tàu đến cảng.
Sau khi nhận và kiểm tra bộ hồ sơ và xác nhận rằng nó đủ và hợp lệ, cơ quan chuyên ngành sẽ cấp số và ngày đăng ký. Thông thường, họ sẽ ghi số và đóng dấu xác nhận trên giấy đăng ký mà bạn đã nộp. Khi có chứng từ này trong tay, bạn có thể tiếp tục sang bước tiếp theo.
Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan
Bước thứ năm cho hướng dẫn cho người mới làm dịch vụ hải quan là Sau khi nhận được Giấy báo hàng đến từ hãng vận chuyển, bạn tiến hành khai tờ khai hải quan.
Sử dụng phần mềm khai hải quan đã được cài đặt, nhập thông tin và dữ liệu về lô hàng vào tờ khai. Để thực hiện quy trình này, bạn có thể tham khảo hướng dẫn lên tờ khai từ Công ty phần mềm Thái Sơn.
Thật sự, khi lần đầu tiên làm tờ khai bằng phần mềm, việc này có thể rất khó khăn, bởi có quá nhiều thông tin cần nhập. Đặc biệt, có rất nhiều mã số mà bạn có thể không biết phải chọn từ đâu, chẳng hạn như mã cảng, mã hải quan, mã loại hình…
Tôi không muốn làm bạn nản lòng, nhưng cần chuẩn bị kỹ lưỡng và nếu có thể, hãy tìm kiếm sự trợ giúp từ những người có kinh nghiệm. Hãy hỏi bạn bè hoặc người thân đã từng làm tờ khai để nhờ họ giúp đỡ. Hoặc bạn có thể gọi điện thoại đến tổng đài công ty Thái Sơn để được hỗ trợ.
Sau khi đã nhập đầy đủ các phần cần thiết của tờ khai và kiểm tra kỹ lưỡng, bạn có thể thử truyền tờ khai. Khi thông tin đã đầy đủ và hợp lệ, tờ khai sẽ nhận được số tờ khai từ hệ thống.
Sau khi truyền thử, bạn cần kiểm tra lại một lần nữa các thông tin quan trọng như: mã loại hình, mã chi cục hải quan, mã địa điểm lưu kho chờ thông quan… Lưu ý: Nếu có sai sót ở những thông tin này, có thể bạn sẽ phải hủy tờ khai và không thể chỉnh sửa như các thông tin khác.
Tải xuống các bảng mã: chi cục hải quan, địa điểm lưu kho, mã cảng…
Bên cạnh đó, bạn cũng nên kiểm tra lại số thuế phải nộp và, nếu cần thiết, tính toán lại bằng máy tính hoặc file Excel. Chúng tôi sử dụng file Excel đã được lập sẵn công thức để kiểm tra lại số thuế phải nộp một cách nhanh chóng. Phương pháp này sẽ giúp bạn yên tâm hơn.
Sau khi truyền tờ khai chính thức, hệ thống sẽ tự động phân luồng như sau:
Luồng Xanh: Hàng đã thông quan, cần nộp thuế và hoàn tất các thủ tục giám sát của hải quan.
Luồng Vàng: Hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy.
Luồng Đỏ: Hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy và tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa.
Sau đó, bạn có thể in tờ khai và tiếp tục sang bước tiếp theo.
Bước 6: Lấy lệnh giao hàng
Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) là một chứng từ được phát hành bởi công ty vận chuyển (hãng tàu, forwarder) để chỉ thị cho đơn vị lưu giữ hàng (cảng, kho) giao hàng cho chủ hàng. Lệnh giao hàng là một chứng từ quan trọng trong quá trình làm thủ tục tại cảng, bao gồm kiểm hóa, lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành và lấy hàng. Thông qua Giấy báo hàng đến, bạn có thể tìm thấy các thông tin cần thiết sau:
Tên, địa chỉ và số điện thoại của đơn vị phát hành lệnh.
Yêu cầu xuất trình vận đơn gốc.
Số tiền các loại phí cần nộp như phí chứng từ, phí CIC, EBS… (không phải hãng nào cũng ghi thông tin phí này).
Bạn cần đến hãng vận chuyển theo địa chỉ trên giấy báo, mang theo chứng từ và tiền phí. Mỗi hãng yêu cầu có thể khác nhau, nhưng về cơ bản, bạn cần mang theo các chứng từ sau:
Chứng minh nhân dân (1 bản sao).
Vận đơn (1 bản sao, nên sao chụp cả hai mặt). Một số hãng cung cấp bản sao sẵn, nhưng có hãng tàu như SITC yêu cầu chủ hàng mang vận đơn gốc để họ đóng dấu và làm chứng từ hải quan.
Vận đơn gốc (nếu có, 1 bản). Lưu ý: Cần có chữ ký và dấu công ty của Giám đốc công ty đặt tại mặt sau vận đơn gốc; nếu không có, nhiều hãng yêu cầu phải nộp cả 3 bản gốc.
Tiền phí: nộp tại ngân hàng (có nhân viên ngân hàng ngồi ngay tại hãng tàu hoặc gần đó).
Với hàng nguyên container (Full Container Loaded – FCL), nếu hàng đã về cảng quá thời gian miễn phí lưu container tại cảng (Free Demurrage), bạn cần nộp thêm phí để gia hạn đến ngày dự kiến lấy hàng. Mức phí sẽ khác nhau tùy theo loại container và từng hãng, nhưng ban đầu thì mức phí khoảng 200-300k/20’DC và 400-500k/40’DC. Phí sẽ tăng lên nếu hàng càng lưu trữ lâu tại cảng.
Quy trình lấy lệnh không quá phức tạp, nhưng cũng có chút phức tạp và cách thực hiện khác nhau tùy từng hãng. Nếu bạn không quen thuộc, chỉ cần đến đó và hỏi thì sẽ được hướng dẫn.
Ghi chú: Bạn cần phân biệt giữa Lệnh của forwarder và Lệnh của hãng tàu, tương ứng với House Bill of Lading (HBL) và Master Bill of Lading (MBL).
Nếu công ty của bạn là người nhận hàng (consignee) trên Master B/L của hãng tàu, chỉ cần đến hãng tàu để lấy lệnh. Nếu bạn sử dụng House B/L, bạn sẽ lấy lệnh tại công ty giao nhận (freight forwarder). Sau đó, họ có thể uỷ quyền cho bạn đến hãng tàu lấy lệnh hãng tàu và cược vỏ container. Nhiều khi forwarder đã lấy lệnh hãng tàu trước đó, bạn chỉ cần đến hãng tàu để cược vỏ là xong.
Với việc hoàn thành bước lấy lệnh giao hàng, bạn đã hoàn thành bước này.
Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan
Bước thứ 7 của hướng dẫn cho người mới bắt đầu làm dịch vụ hai quan là Tuỳ theo luồng tờ khai mà yêu cầu chứng từ cần chuẩn bị sẽ khác nhau.
Luồng tờ khai Xanh: thì chỉ cần chuẩn bị tờ khai được in từ phần mềm và tờ mã vạch được in từ website của Tổng cục Hải quan, mang đến bộ phận hải quan giám sát để hoàn tất các thủ tục.
Luồng tờ khai Vàng:
Hồ sơ hải quan cho hàng nhập khẩu bao gồm:
Giấy giới thiệu của công ty.
Tờ khai hải quan: 1 bản in từ phần mềm.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản sao chụp.
Vận đơn (Bill of Lading): 1 bản sao chụp, có dấu của doanh nghiệp và dấu của hãng vận chuyển biển (hãng tàu hoặc công ty forwarding).
Hóa đơn cước vận chuyển quốc tế (đối với điều kiện ExWork hoặc FOB), hóa đơn phụ phí CIC, vệ sinh, phí chứng từ: 1 bản sao chụp.
Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): 1 bản gốc (nếu có).
Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu cần kiểm tra hàng): 1 bản gốc có dấu xác nhận của cơ quan chuyên ngành.
Các chứng từ khác (nếu có, tùy thuộc vào loại hàng): bản sao chụp Chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality – CQ), Chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis – CA), Chứng nhận sức khỏe (Health Certificate)…
Ngoài ra, bạn cũng nên chuẩn bị sẵn bản sao chụp của các giấy tờ khác để tham khảo hoặc trình khi cần: Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), Phiếu đóng gói (Packing List) và các chứng từ liên quan như catalog, hình ảnh, tài liệu kỹ thuật… của lô hàng. Nguyên tắc là càng có đầy đủ và hợp lệ các chứng từ, thì càng thuận tiện cho việc làm thủ tục.
Luồng tờ khai Đỏ: cần chuẩn bị chứng từ cho hai khâu nghiệp vụ:
Hải quan kiểm tra chứng từ: bạn cần chuẩn bị giống như trong luồng tờ khai Vàng tôi đã nêu trên.
Hải quan kiểm tra hàng (kiểm hóa): cần bổ sung chứng từ để thực hiện thủ tục kiểm hóa tại cảng hoặc kho. Bạn cần chuẩn bị thêm giấy giới thiệu và Lệnh giao hàng (còn hạn sử dụng) đã lấy ở bước trước. Đọc thêm về thủ tục kiểm hóa hải quan tại đây.
Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ, bạn mang chúng đến chi cục hải quan để hoàn tất các thủ tục.
Bước 8: Làm thủ tục tại chi cục hải quan
Đây là bước cuối cùng của hướng dẫn cho người mới làm dịch vụ hải quan. Ở bước này, tương ứng với từng luồng tờ khai, bạn sẽ thực hiện các công việc sau:
Luồng tờ khai Xanh: Bạn chỉ cần nộp thuế nhập khẩu và VAT, in tờ khai và đem đến hải quan giám sát để hoàn tất các thủ tục. Tuy nhiên, dựa trên kinh nghiệm, vẫn có trường hợp hải quan có nghi vấn và yêu cầu thông tin chi tiết về lô hàng. Vì vậy, để đảm bảo an toàn, bạn nên mang theo bản sao của các chứng từ như Invoice, Packing List, B/L… để trình khi hải quan yêu cầu.
Luồng tờ khai Vàng: Thực hiện thủ tục hải quan tại chi cục. Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy. Có một số tình huống thường gặp:
Hồ sơ đầy đủ, không cần thêm thông tin. Hải quan xem chứng từ và thông quan ngay. Tuyệt vời!
Hải quan xem hồ sơ và nhận thấy một số điểm chưa rõ ràng hoặc chưa hợp lý, và họ sẽ đặt câu hỏi. Bạn phải giải thích và cung cấp chứng từ bổ sung nếu cần. Nếu thuyết phục được, hải quan sẽ thông quan và hoàn tất thủ tục.
Trong trường hợp hồ sơ và giải thích không thuyết phục, hải quan yêu cầu bạn điều chỉnh tờ khai cho phù hợp. Bạn cần sửa tờ khai trên phần mềm. Tốt nhất là có một người ở văn phòng để cập nhật tờ khai nhanh chóng, trong khi bạn ở tại chi cục để theo dõi tiến độ. Nếu hải quan xem xét rằng tờ khai đã được sửa chữa một cách hợp lý, họ sẽ thông quan. Nếu không hợp lý hoặc phát hiện thêm vấn đề, các bước sẽ được lặp lại cho đến khi hoàn tất.
Trong trường hợp tài liệu và giải thích của bạn không thuyết phục, hoặc hải quan nghi ngờ có sự gian lận trong khai báo, cán bộ hải quan tiếp nhận có thể báo cáo và đề xuất cho lãnh đạo chuyển sang kiểm tra hàng hóa trực tiếp (kiểm hóa giống luồng tờ khai Đỏ, chi tiết trong phần dưới). Mặc dù trường hợp này ít gặp, nhưng vẫn có khả năng xảy ra, đặc biệt với các chủ hàng mới nhập khẩu lần đầu hoặc với các mặt hàng nhạy cảm, có nguy cơ gian lận cao. Nếu gặp tình huống như vậy, hãy bình tĩnh và cố gắng giải thích tối đa để tránh bị chuyển sang kiểm tra. Nếu sau tất cả cố gắng mà vẫn không thuyết phục được, hãy tuân thủ và thực hiện thủ tục kiểm hóa. Các bước tương tự như trong phần tiếp theo.
Luồng tờ khai Đỏ: Kiểm hóa bằng máy soi. Khi vào luồng này, chủ hàng sẽ gặp phải sự phiền toái và phải chi trả nhiều công sức và chi phí hơn.
Trước hết, hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy, giống như trong luồng tờ khai Vàng đã nêu ở trên. Nếu cần hỏi, điều chỉnh tờ khai, bạn cũng phải hoàn thành trước.
Sau đó, khi hồ sơ và tờ khai đã hợp lệ, hải quan tiếp nhận sẽ chuyển sang bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa (thường được gọi là “kiểm hóa”).
Trong quá trình kiểm tra tại hiện trường, trực tiếp hoặc thông qua máy soi, nếu hải quan phát hiện sai sót trong khai báo, như thiếu hoặc không đúng loại hàng… thì tùy thuộc vào mức độ sai sót mà sẽ có biện pháp xử lý. Nếu không có vấn đề gì, quay trở lại chi cục để hoàn tất thủ tục thông quan cho lô hàng.
Sau khi có tờ khai thông quan, bạn chỉ cần in mã vạch từ trang web của Tổng cục Hải quan và đến hải quan giám sát tại cảng hoặc kho để hoàn tất thủ tục. Hải quan sẽ sử dụng thiết bị đọc mã vạch, thực hiện thủ tục và ký giấy. Vậy là bạn đã hoàn tất thủ tục hải quan. Mang theo lệnh giao hàng vào cảng hoặc kho để hoàn tất thủ tục đổi lệnh của cảng hoặc kho để giao hàng cho xe kéo.
Trên đây là toàn bộ thông tin mà chúng tôi – OZ Freight muốn cung cấp cho bạn về Hướng dẫn cho người mới làm dịch vụ hải quan. Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn còn bất cứ thắc mắc chưa hiểu nào nhé – chúng tôi luôn sẵn sàng giải đáp cho bạn.
