Tóm tắt nhanh: Tờ khai hải quan điện tử VNACCS hướng dẫn — Bài viết cung cấp hướng dẫn chi tiết từ A-Z về quy trình khai báo hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS, giải thích cơ chế phân luồng xanh – vàng – đỏ, hồ sơ cần chuẩn bị, các lưu ý pháp lý theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP. OZ Việt Nam đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong thủ tục XNK trọn gói.
Hệ thống thông quan điện tử VNACCS/VCIS đã trở thành xương sống của ngành Hải quan Việt Nam từ năm 2014. Với hơn 98% tờ khai được xử lý tự động, quý doanh nghiệp cần nắm vững cách khai tờ khai hải quan điện tử VNACCS hướng dẫn để tránh sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí. Mời quý doanh nghiệp cùng OZ Việt Nam tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
Quy trình khai tờ khai hải quan điện tử VNACCS 5 bước – tờ khai hải quan điện tử VNACCS hướng dẫn
📋 Mục lục bài viết
I. Tổng quan về tờ khai hải quan điện tử VNACCS
Hệ thống VNACCS/VCIS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System / Vietnam Customs Information System) do Tổng cục Hải quan vận hành, chính thức triển khai từ tháng 4/2014 theo Quyết định 1722/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. Đây là nền tảng tiếp nhận, xử lý và phân luồng tự động tờ khai hải quan điện tử cho tất cả các loại hình xuất nhập khẩu.
📌 Số liệu về VNACCS: Tính đến hết năm 2025, hệ thống đã xử lý hơn 120 triệu tờ khai. Tỷ lệ tờ khai được phân luồng xanh (không kiểm tra hồ sơ giấy) đạt trung bình trên 60% hàng hóa thông thường. Mỗi tờ khai điện tử có mã số định danh duy nhất, thời gian xử lý trung bình luồng xanh chỉ 1-3 giây.
~70.000
Trung bình toàn quốc
0-35%
Tùy mặt hàng & C/O
20.000 VND
Theo Thông tư 172/2010/TT-BTC
Hệ thống VNACCS vận hành dựa trên cơ chế quản lý rủi ro tự động. Dữ liệu tờ khai sau khi được hệ thống tiếp nhận sẽ được đối chiếu với các tiêu chí rủi ro do Tổng cục Hải quan ban hành. Dựa vào kết quả đánh giá, hệ thống sẽ trả về kết quả phân luồng: luồng xanh (thông quan ngay), luồng vàng (kiểm tra hồ sơ giấy), luồng đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa). Tờ khai hải quan điện tử VNACCS hướng dẫn từ OZ Việt Nam sẽ giúp quý doanh nghiệp hiểu rõ từng bước để đạt tỷ lệ luồng xanh cao nhất.
II. Quy trình khai báo tờ khai hải quan điện tử VNACCS chi tiết
Quy trình khai báo được thực hiện hoàn toàn trực tuyến qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan hoặc qua các phần mềm khai hải quan trung gian đã được cấp chứng nhận (như ECUS, KhaiHQ, eCustoms…). Dưới đây là các bước cụ thể, căn cứ theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP quy định về thủ tục hải quan điện tử.
2.1. Chuẩn bị hồ sơ và đăng ký tài khoản
Trước khi khai tờ khai, quý doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ và tài khoản khai báo. Cụ thể:
Tài khoản khai báo: Doanh nghiệp phải đăng ký tài khoản trên Cổng thông tin một cửa quốc gia tại customs.gov.vn hoặc qua hệ thống VNACCS. OZ Việt Nam khuyến nghị quý doanh nghiệp sử dụng chữ ký số (Token) của các nhà cung cấp như Vietcombank, BIDV, VNPT-CA… để kê khai và ký số tờ khai.
📌 Thời gian cấp tài khoản: Theo Quyết định 2217/QĐ-TCHQ, thời gian tối đa xử lý hồ sơ đăng ký tài khoản VNACCS là 1 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, sẽ được cấp username và password ngay. Chi phí sử dụng hệ thống là 0 đồng – hoàn toàn miễn phí.
2.2. Các bước khai báo tờ khai hải quan điện tử
Quy trình khai báo gồm 4 bước chính trên hệ thống VNACCS. Quý doanh nghiệp có thể thực hiện trực tiếp hoặc sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu của OZ Việt Nam để đảm bảo chính xác và nhanh chóng.
-
1
Đăng nhập phần mềm khai hải quan
Sử dụng tài khoản VNACCS + chữ ký số để đăng nhập vào phần mềm khai báo trung gian (vd: ECUS, KhaiHQ). Nhập số tờ khai dự kiến (nếu chưa có sẽ được hệ thống cấp tự động). -
2
Nhập thông tin tờ khai
Nhập đầy đủ các tiêu chí: mã số thuế DN, mã loại hình (A12 NKKD, A41 Gia công…), số vận đơn, cảng xếp/dỡ, tên hàng, mã HS 8 số, lượng, đơn giá, trị giá hải quan, thuế suất. OZ Việt Nam khuyến nghị kiểm tra chéo mã HS trước khi khai để tránh sai sót. -
3
Ký số và gửi tờ khai lên VNACCS
Dùng token USB để ký số lên tờ khai. Hệ thống VNACCS tiếp nhận và xử lý ngay lập tức. Trả kết quả phân luồng (xanh/vàng/đỏ) chỉ trong vài giây. Trường hợp lỗi đường truyền, có thể gửi lại nhiều lần với mã phiên mới. -
4
Xử lý kết quả phân luồng
Nếu luồng xanh: tờ khai được chấp nhận, doanh nghiệp in tờ khai và mang cùng bộ chứng từ gốc đến Chi cục Hải quan để xác nhận thông quan (hoặc thực hiện hoàn toàn điện tử nếu tham gia Cơ chế một cửa quốc gia). Nếu luồng vàng/đỏ: cần xuất trình hồ sơ giấy hoặc hàng hóa để kiểm tra.
Sử dụng tài khoản VNACCS, token, nhập thông tin cơ bản.
Mô tả hàng, mã HS, xuất xứ, giá trị, thuế suất.
Hệ thống xử lý và trả kết quả xanh/vàng/đỏ.
Nộp thuế (nếu có), nhận hàng, lưu trữ chứng từ.
📌 Thời gian xử lý VNACCS: Theo số liệu Tổng cục Hải quan, thời gian xử lý tờ khai luồng xanh trung bình là 1-2 giây; luồng vàng mất 4-8 giờ nếu hồ sơ đầy đủ; luồng đỏ có thể kéo dài 1-3 ngày tùy lịch kiểm tra thực tế. Doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ chứng từ điện tử để tránh chậm trễ.
III. Phân luồng hàng hóa – Luồng xanh, vàng, đỏ
Một trong những ưu điểm lớn của tờ khai hải quan điện tử VNACCS hướng dẫn là cơ chế phân luồng tự động, giúp giảm thiểu tối đa thời gian thông quan. Tùy thuộc vào mức độ rủi ro do hệ thống đánh giá, tờ khai sẽ thuộc một trong ba luồng.
| Tiêu chí | Luồng xanh | Luồng vàng | Luồng đỏ |
|---|---|---|---|
| Kiểm tra hồ sơ | Không | Có – kiểm tra điện tử/giấy | Có |
| Kiểm tra hàng | Không | Không | Có – kiểm tra thực tế |
| Thời gian xử lý | 1-3 giây | 4-8 giờ (nếu OK) | 1-3 ngày |
| Chi phí phát sinh | 20.000 VND/tờ khai | + phí lưu kho nếu chậm | + phí giám định, hạ bãi, lưu container |
OZ Việt Nam khuyến nghị: Để nâng cao tỷ lệ luồng xanh, quý doanh nghiệp cần đảm bảo tính chính xác của các tiêu chí khai báo, đặc biệt là mã HS, trị giá hải quan và xuất xứ. Việc khai sai mã HS hoặc trị giá thấp hơn thực tế sẽ khiến hệ thống đánh giá rủi ro cao, đẩy vào luồng vàng hoặc đỏ. Doanh nghiệp nên tham khảo bài viết về cách tra mã HS code trên website OZ Việt Nam.
Theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP, hàng hóa bị phân luồng đỏ nếu có nghi ngờ về xuất xứ, gian lận thương mại hoặc thuộc danh mục quản lý rủi ro cao. Doanh nghiệp cần phối hợp với hải quan để kiểm tra thực tế tại kho/cảng. OZ Việt Nam hỗ trợ đại diện doanh nghiệp trong các buổi kiểm tra này.
IV. Lưu ý quan trọng khi khai báo VNACCS
Qua quá trình hỗ trợ hơn 600 lô hàng cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, OZ Việt Nam đúc kết một số lưu ý then chốt giúp quý doanh nghiệp khai báo tờ khai hải quan điện tử VNACCS hướng dẫn một cách hiệu quả:
-
1
Kiểm tra kỹ mã HS 8 số
Xác định đúng mã HS dựa trên Thông tư 65/2017/TT-BTC và các biểu thuế mới nhất. Sai mã HS dẫn đến áp sai thuế suất, có thể bị xử phạt từ 5-10% trị giá hàng vi phạm. -
2
Đăng ký C/O trước khi khai báo
Nếu hàng hóa đáp ứng điều kiện ưu đãi thuế (VD: C/O Form E cho hàng ASEAN-Trung Quốc, Form AK cho ASEAN-Hàn Quốc), doanh nghiệp nên có C/O ngay khi khai tờ khai để được hưởng thuế 0% hoặc giảm sâu. Mức thuế suất thông thường có thể 15-35%, trong khi ưu đãi chỉ 0-5%. -
3
Sử dụng chữ ký số hợp lệ
Chữ ký số phải còn hiệu lực và được đăng ký với cơ quan hải quan. Một số lỗi thường gặp: token hết hạn, sai PIN, không tìm thấy thiết bị. OZ Việt Nam khuyến nghị doanh nghiệp kiểm tra token trước khi khai báo ít nhất 30 phút. - Xem thêm các bài viết liên quan
