Sơ đồ quy trình thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa

Do nhu cầu và thị hiếu khách hàng, hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng phát triển và dần trở thành ngành nghề quan trọng. Thêm vào đó, sự cần thiết của những nguyên liệu bắt buộc cho sản xuất cũng thúc đẩy quá trình này ngày càng phát triển. Tuy nhiên, với những công ty nhỏ lẻ, việc giải quyết sơ đồ quy trình thủ tục hải quan không hề dễ dàng. Giữa các loại hàng hóa và hoạt động xuất, nhập khẩu sẽ có sự thay đổi. Vậy thì trong bài hôm nay, cùng tìm hiểu về việc cần làm để giải quyết vấn đề hải quan nhanh chóng nhất nhé!

Thủ tục hải quan là gì?

Trong Luật Hải quan năm 2014 đã quy định rõ về khái niệm của thủ tục hải quan. Đó là những quá trình, công việc mà người khai báo hải quan và nhân viên kiểm tra hải quan cần phải thực hiện. Quá trình này sẽ được thực hiện theo Luật đối với cả hàng hóa và phương tiện vận chuyển. 

Người làm thủ tục hải quan có thể là chủ hàng hóa, chủ phương tiện vận tải, người được ủy quyền, các cơ quan,… Và hiện nay, phổ biến nhất chính là các đại lý hải quan, nơi những doanh nghiệp không chuyên ủy thác giải quyết vấn đề hải quan.

Đối với những người lo ngại về thực hiện sơ đồ quy trình thủ tục hải quan rắc rối, bạn có thể nhờ những đại lý uy tín. Bạn có thể không làm thủ tục hải quan cho hàng hóa, tuy nhiên chỉ áp dụng với một số trường hợp. CÒn lại, bạn bắt buộc phải thực hiện khai báo và các thủ tục tại hải quan nếu muốn hàng hóa nhanh chóng về kho. 

Xuất nhập khẩu theo hình thức kinh doanh

Nhập khẩu theo hình thức kinh doanh chính là hình thức phổ biến nhất hiện nay tại thị trường Việt Nam. Thông qua hợp đồng mua bán thương mại, bạn có thể đưa hàng từ nước ngoài về nước sau khi thông quan hàng hóa. 

Chủ yếu hình thức kinh doanh của các doanh nghiệp tại Việt Nam là nhập hàng, sau đó bán lẻ hoặc bán buôn ra thị trường. Các loại hàng hóa khi nhập về đã có thể sử dụng luôn được, ví dụ như bánh kẹo, quần áo,… Một số khác là những nguyên liệu phục vụ cho sản xuất như phụ tùng ô tô, khí đốt, xăng dầu. Phần còn lại là các trang thiết bị chuyên dụng dùng trong y tế, quân đội.

Tương tự, khi xuất khẩu cũng sẽ có các mặt hàng tương tự như hàng may mặc, thực phẩm, nguyên liệu hoặc phụ kiện,… Thông qua đó, người bán có thể thu tiền lãi từ phần giá trị thặng dư của hàng hóa hoặc tiền lãi khi để giá cao lên. Hầu hết các doanh nghiệp có những ngành hàng này đều phải thực hiện sơ đồ quy trình thủ tục hải quan. 

Đặc biệt, đối với quá trình xuất khẩu hoặc nhập khẩu hiện nay đều có những quy trình và thủ tục riêng biệt. Tùy vào mong muốn của bạn để thực hiện hồ sơ phù hợp. 

Các bước trong sơ đồ quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu

Đối với xuất khẩu, nhà nước có nhiều chính sách hỗ trợ nhằm khuyến khích xuất khẩu. Vậy nên, thủ tục hàng xuất khẩu sẽ không quá khó khăn như hàng nhập khẩu. Dưới đây là các bước trong sơ đồ quy trình thủ tục hải quan bạn cần phải biết. 

Kiểm tra chính sách thuế

Đầu tiên, bạn cần phải tìm xem mặt hàng của mình có xuất hiện trong bảng thuế, phải chịu thuế hay được miễn thuế. Để biết chính xác thuế suất của mặt hàng, bạn cần tra cứu thông tin chính xác. Dưới đây là một số mặt hàng hàng chịu thuế và thuế suất tiêu biểu:

Mã hàng	Tên mặt hàng	Thuế suất
12.11	Các loại bộ phận của cây để làm nước hoa, dược phẩm có thể trữ đông hoặc nghiền thành bột.	20%
2503.00.00	Lưu huỳnh các loại	10%
25.05	Các loại cát, có thể nhuộm màu nhưng không được là cát nhân tạo.	5 – 30%
2507.00.00	Cao lanh và đất sét tự nhiên hoặc đã nung	10%
25.15	Đá hoa, thạch cao đã được đẽo gọt qua hoặc làm tỉ mỉ	17 – 30%
25.22	Vôi sống hoặc vôi tôi	5%
2528.00.00	Quặng tự nhiên hoặc tinh quặng borat	10%
26.04	Quặng niken	20 – 30%
26.19	Xỉ hoặc vụn xỉ luyện kim trong công nghiệp	5%
27.01	Than đá và các sản phẩm từ than đá	10%
27.09	Dầu mỏ ở dạng thô	10%
41.01	Da lông của trâu, bò hoặc ngựa đã được làm sạch hoặc cắt xẻ	10%
44.01	Gỗ dạng khúc hoặc vụn nhỏ	0 – 2 – 5%
44.08	Gỗ phẳng để làm mặt phẳng, đã được hoặc chưa được gia công	10%
71.02	Kim cương đã được hoặc chưa được gia công	5 – 15%
71.14	Đồ kỹ nghệ bằng vàng hoặc đá quý	0 -2% (nếu hàm lượng vàng từ 95% trở lên)
71.15	Các loại sản phẩm từ đá quý hoặc được dát vàng	0 -2% (nếu hàm lượng vàng từ 95% trở lên)
74.06	Bột hoặc vảy đồng	15%
76.01	Nhôm chưa được gia công	5%

Trước khi thực hiện các thủ tục, bạn có thể tra xem hàng hóa của mình có thuộc đối tượng đánh thuế của Chính phủ hay không. Nếu có, hãy xem mức thuế suất của nó để điều chỉnh giá hàng hóa thích hợp. 

Chuẩn bị giấy tờ hoặc chứng từ

Để thực hiện bước tiếp theo trong sơ đồ quy trình thủ tục hải quan hàng xuất khẩu, bạn phải cần đầy đủ các loại chứng từ sau:

• Hợp đồng ngoại thương khi mua bán hàng hóa.
• Hóa đơn thương mại có dấu đỏ hoặc đực xác nhận.
• Phiếu đóng gói có xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền.
• Các thông tin về phương tiện vận chuyển hoặc lưu thông như tên tàu, số chuyến, tên cảng.
• Số container hoặc số seal trên container được ghi trong phiếu.

Trong trường hợp hàng xuất khẩu thuộc loại hàng đặc thù hoặc chuyên dụng, phải cần kiểm tra từ chuyên ngành như y tế, quân dụng,… thì cần chuẩn bị thêm những loại giấy tờ có xác nhận từ đơn vị chuyên dụng. 

Khai bái hải quan

Hiện nay, để thực hiện khai báo hải quan, bạn có thể thực hiện nay trên phần mềm hải quan điện tử. Không cần đến tận nơi làm việc, bạn chỉ cần kết nối mạng và nhập dữ liệu chính xác vào tờ khai hải quan. Quá trình này để hồ sơ được duyệt nhanh nhất, bạn cần khai chính xác và trực quan nhất. 

Nếu bạn mới sử dụng lần đầu phần mềm khai báo, bạn phải đăng ký tài khoản để sử dụng. Trước tiên, bạn cần mua chữ ký số đại diện cho doanh nghiệp và đăng ký với Tổng cục Hải quan. Sau đó, bạn có thể tải và cài đặt phần mềm về thiết bị và đăng nhập, khai báo như bình thường. 

Làm thủ tục trực tiếp tại chi cục hải quan

Sau khi đã khai xong trên phần mềm và được duyệt, hệ thống sẽ phân luồng hàng hóa cho bạn. Có 3 luồng cơ bản gồm luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ. Đối với mỗi luồng, hồ sơ bnaj cần chuẩn bị sẽ khác nhau.

• Luồng xanh: Bạn chỉ cần nộp cho giám sát hải quan tờ mã vạch trên website được in ra, chi phí hạ tầng và phơi hạ hàng.
• Luồng vàng: Hồ sơ với những hàng hóa này sẽ nhiều hơn. Bạn cần tờ mẫu khai hải quan, hóa đơn thương mại, bảng kê khai hàng hóa và những chứng từ chứng minh.
• Luồng đỏ: Đối với hàng hóa được phân loại vào luồng đỏ, hàng sẽ bị giữ lại để kiểm tra. Toàn bộ chứng từ bạn kê khai cũng sẽ được nộp và được cơ quan kiểm tra chính xác. Bạn phải sửa lại tờ khai nếu các chi tiết không giống với hàng thực tế.

Thông quan

Bước cuối cùng trong sơ đồ quy trình thủ tục hải quan chính là thông quan. Bạn phải nộp lại những giấy tờ cùng mã vạch cho hải quan. Trước khi lên tàu, mọi giấy tờ cần được xác thực và thông qua của cơ quan hải quan. 

Các bước trong sơ đồ quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu

Đối với hàng nhập khẩu, các thủ tục sẽ nhiều hơn với hàng hóa xuất khẩu. Các khoản chi phí phát sinh cũng có thể cao hơn. Qua việc này, nhà nước đảm bảo sự cạnh tranh của hàng hóa trong nước và cân đối thị trường. 

Xác định loại hàng hóa

Hàng nhập khẩu vào Việt Nam sẽ có hạn chế với một số loại mặt hàng nhất định. Để đảm bảo tính ổn định của thị trường tiêu dùng, các mặt hàng sẽ được chọn lọc. 

Nếu mặt hàng của bạn là hàng hóa thương mại thông thường, bạn có thể chuyển đến các bước tiếp theo. Với một số mặt hàng cấm như chất gây nghiện hoặc chứa các chất cấm, hàng sẽ không được thông quan mà bạn còn có khả năng bị bắt giữ.

Một số loại hàng hóa đặc thù cũng cần xin giấy phép nhập khẩu từ cơ quan có thẩm quyền hoặc cần kiểm tra chuyên ngành. Để việc nhập hàng thuận lợi đúng như kế hoạch, đây là bước quan trọng mà bạn cần lưu ý.

Hoàn tất hợp đồng ngoại thương

Khi bạn mua hàng, bạn sẽ có hợp đồng với bên bán, đó là hợp đồng ngoại thương. Trên đó sẽ quy định những yếu tố như điều kiện, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán và các loại thỏa thuận khác giữa hai bên. Đây là loại giấy tờ cần thiết khi bạn muốn hàng thuận lợi thông quan.

Kiểm tra chứng từ của hàng hóa

Thông thường, bộ chứng từ của hàng hóa sẽ được người bán gửi cho bạn dưới dạng file mềm. Sau đó khi giao hàng, người bán sẽ gửi bản cứng có chứng từ gốc đầy đủ cho bạn bằng đường hàng không. Tuy nhiên, không thể đảm bảo các thông tin hoàn toàn chính xác mà bạn cần xác nhận chính xác trước khi gửi.

Bạn phải kiểm tra file mềm cẩn thận ngay khi người bán gửi cho bạn. Nếu không, việc gửi hồ sơ cũng sẽ mất đến vào tuần, thậm chí vài tháng. Nếu không hoàn tất, doanh nghiệp không thể hoàn tất bước này trong sơ đồ quy trình thủ tục hải quan. 

Đăng ký và nhận kiểm tra từ chuyên ngành

Như đã nói ở trên, một số loại hàng hóa chuyên dụng phải nhận được các báo cáo từ cơ quan chuyên ngành. Tùy vào mỗi loại hàng, thời gian nhận giấy sẽ khác nhau. So với xuất khẩu, đây là bước khá lằng nhằng để đảm bảo sự an toàn trong tiêu dùng. 

Khai tờ khai hải quan

Sau khi đã nhận được toàn bộ các chứng từ như trên đã đề cập, bạn tiến hành khai hải quan trên ứng dụng tương tự xuất khẩu. Bạn có thể khai báo trực tiếp trên phần mềm VNACCS hoặc mua các phần mềm từ Cục hải quan. 

Khi khai thông tin, bạn cần đảm bảo những yếu tố chính xác và trung thực để thời gian duyệt hồ sơ nhanh. Sau khi kê khai, hệ thống sẽ phân luồng cho hàng hóa tương ứng của bạn. Luồng xanh là luồng nhiều doanh nghiệp mong muốn nhất vì nó được duyệt nhanh, không cần quá nhiều loại giấy tờ.

Nhận lệnh giao hàng

Lệnh giao hàng là loại chứng từ được cấp bởi hãng tàu tại cảng hoặc kho. Bạn cần các loại giấy tờ cơ bản như bản sao chứng minh, bản sao vận đơn và tiền phí. Nếu hàng được vận chuyển bằng container, bạn cần xem thời gian lưu kho có còn nhiều không để gia hạn và nộp chi phí. 

Chuẩn bị hồ sơ

Khi hàng hóa của bạn được phân luồng xong, bạn căn cứ vào màu sắc của luồng để chuẩn bị những hồ sơ cần thiết:

• Luồng xanh: Bạn không cần kiểm tra hàng hoặc giấy tờ gì thêm. Bạn chỉ cần tờ khai, nộp thuế và in tờ mã vạch. 
• Luồng vàng: Ngoài các loại giấy tờ cơ bản, bạn cần chuẩn bị các loại giấy tờ như hóa đơn thương mại, cước vận chuyển, hóa đơn phụ phí khác, giấy tờ kiểm tra chuyên ngành, các chứng từ khác,…
• Luồng đỏ: Bạn phải để giám sát hải quan kiểm tra lô hàng, bổ sung đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết. 

Đối với luồng vàng, nếu hàng hóa của bạn có dấu hiệu vi phạm nguyên tắc, Hải quan sẽ chuyển sang luồng đỏ để kiểm tra hàng thực tế. Nếu không, bạn cần bổ sung lại các giấy tờ chứng minh để hàng hóa được thông quan như bình thường. 

Nộp thuế

Hàng nhập khẩu sẽ phải nộp thuế. Thuế suất của các loại hàng sẽ khác nhau, vậy nên bạn cũng cần kiểm tra trước. Bước nộp thuế trong sơ đồ quy trình thủ tục hải quan, bạn cần phải nộp thuế nhập khẩu và thuế VAT đã được quy định. Ngoài ra, bạn còn cần nộp thêm các loại phụ phí như thuế môi trường, thuế tiêu thụ với các loại hàng hóa đặc biệt.

Hoàn tất thủ tục chuyển hàng về kho

Sau khi hoàn thành tất cả các thủ tục ở trên, bạn cần vào website của Tổng cục Hải quan để in mã vạch. Sau đó, bạn gửi tất cả các loại giấy tờ này cho giám sát hải quan để hoàn tất thủ tục nhập hàng. 

Để chuyển hàng hóa từ hải quan về kho của mình, bạn có thể thuê phương tiện để lấy hàng hoặc trực tiếp thuê nhà kho để để hàng. Bạn có thể đến trực tiếp phòng thương vụ của Cảng để trình giấy tờ và lấy hàng. Trước khi hoàn thành lệnh chuyển hàng, bạn phải đóng phí đầy đủ theo quy định. 

Thời gian giải quyết các vấn đề trong thủ tục hải quan

Sau khi hoàn thành các bước trong sơ đồ quy trình thủ tục hải quan, bạn có thể theo dõi hàng của mình. Dưới đây là thời gian thông thường khi giải quyết các thủ tục hải quan:

• Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ Hải quan: ngay khi bạn đăng ký, cơ quan sẽ ngay lập tức xử lý, phân loại và giải quyết hồ sơ cho bạn.
• Thời hạn hoàn thành hồ sơ Hải quan: Khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ từ doanh nghiệp, chậm nhất là 2 giờ làm việc hồ sơ của bạn sẽ được xử lý.
• Thời gian hoàn thành kiểm tra hàng hóa trong thực tế: Từ khi bạn đến xuất trình giấy tờ tại cơ quan Hải quan, chậm nhất là sau 8 giờ hồ sơ sẽ được hoàn thiện.

Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp hàng nhiều nên giấy tờ quá tải sẽ khiến thời gian này bị lệch. Nhất là với những loại hàng hóa thuộc luồng đỏ, thời gian kiểm tra hàng thực tế sẽ thay đổi tùy thuộc vào khối lượng và loại hàng hóa. 

Trong một số thời điểm, lượng hàng nhập cũng rất nhiều dẫn đến việc hồ sơ quá tải. Thời gian làm việc thực tế có thể kéo dài cả ngày, thậm chí một số mặt hàng cần kiểm tra chuyên ngành phải mất đến cả tháng. 

Những điều cần lưu ý khi thực hiện sơ đồ quy trình thủ tục hải quan

Các bước trong sơ đồ quy trình thủ tục hải quan có rất nhiều bước, mỗi bước lại có những lưu ý riêng. Vậy nên, bất kể trong trường hợp nào doanh nghiệp cũng cần phải chú ý những điểm như sau:

• Mỗi tờ khai hải quan, bạn chỉ được khai tối đa là 50 mặt hàng hoặc loại hàng hóa. Trong trường hợp số lượng hàng hóa của bạn vượt quá 50, bạn có thể dùng nhiều tờ khai. Những tờ khai đó phải được liên kết với nhau bằng các nhánh của tờ khai gốc.
• Nếu bạn khai thông tin và đăng ký tờ khai trong cùng ngày hoặc cùng thời điểm, thuế suất sẽ giống nhau. Tuy nhiên, một số trường hợp thời gian kê khai khác nhau, thuế suất có thể thay đổi. Khi tỉ số khác nhau, người khai báo cần báo lại để thực hiện các nghiệp vụ.
• Kể cả khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu, một số loại hàng hóa sẽ thuộc diện được miễn hoặc giảm thuế của chính phủ. Chính vì vậy, khi thực hiện sơ đồ quy trình thủ tục hải quan bạn cần chú ý điểm này để đảm bảo lợi ích của mình. 
• Hàng hóa chịu thuế VAT khi kê khai, doanh nghiệp phải nhập đúng mã số thuế vào ô để khai báo.
• Nếu như bạn kê khai cùng một loại mặt hàng nhưng thời điểm kê khai khác nhau, bạn phải làm nhiều tờ đơn ứng với thời hạn nộp thuế của hàng hóa.

Sơ đồ quy trình thủ tục hải quan là quá trình cần thiết với mỗi doanh nghiệp khi muốn nhập hoặc xuất khẩu hàng hóa. Để hoạt động này diễn ra suôn sẻ, bạn cần hiểu được các bước và biết được một số lưu ý đã nêu bên trên. Hy vọng bài viết này của OZ Freight đã mang lại cho bạn nhiều thông tin hữu ích. 

Công ty cổ phần Dịch vụ và Thương mại quốc tế OZ Việt Nam

Địa chỉ: Số 8/162 Nguyễn Văn Cừ, Bồ Đề, Long Biên, Hà Nội

Điện thoại: 0972433318Email: xnkngantin@gmail.com