Là một khái niệm quan trọng được sử dụng rộng rãi và phổ biến trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Vậy thủ tục hải quan là gì? Quy trình làm nó trong xuất nhập khẩu gồm bao nhiêu bước? OZ Việt Nam sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc về chủ đề này trong bài viết dưới đây nhé!
Cơ sở pháp lý
Luật Hải quan năm 2018.
Nghị định số 08/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hải quan về khai báo, kiểm tra, giám sát, kiểm soát.
Nghị định số 59/2018/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Nghị định 08/2015/NĐ-CP hướng dẫn về thủ tục, kiểm tra, giám sát, kiểm soát.
Thông tư số 14/2021/TT-BTC quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí hải quan và lệ phí hàng hóa quá cảnh do Bộ Tài chính ban hành.
Mục đích, ý nghĩa của việc làm thủ tục hải quan?
Khoản 23 Điều 4 Luật Hải quan 2014 quy định: là các công việc mà người khai và công chức phải thực hiện theo quy định của Luật này đối với hàng hóa, phương thức vận tải.
Có 2 lý do chính bắt buộc cần phải làm thủ tục thông quan hàng hóa, đó là:
Thứ nhất, là cơ sở giúp cho nhà nước tính thuế và thu thuế xuất nhập khẩu. Mọi loại hàng hóa khi nhập khẩu đều phải tính thuế nhằm đảm bảo tính cân bằng và ổn định của thị trường nói chung. Đây cũng chính là lý do quan trọng nhất của việc các doanh nghiệp phải làm.
Thứ hai, là một hoạt động đảm bảo an ninh nhắm quản lý hàng hóa, đảm bảo hàng hóa xuất nhập khẩu vào quốc gia không thuộc những loại hàng hóa trong Danh mục hàng cấm xuất, nhập khẩu vào Việt Nam
Ngoài ra, chúng tôi sẽ liệt kê một số định nghĩa – thuật ngữ tiếng Anh liên quan để bạn có thể tham khảo và dễ dàng nói chuyện với sếp hoặc đối tác nước ngoài:
Căn cứ vào Điều 5 Nghị định 08/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định những đối tượng cần phải làm thủ tục bao gồm:
Những đại lý.
Các doanh nghiệp cung cấp giải pháp chuyển phát nhanh quốc tế, ủy thác nhập khẩu…
Các chủ hàng hóa xuất nhập khẩu.
Những người được ủy quyền bởi các chủ hàng hóa trong trường hợp hàng hóa là quà tặng cá nhân, quà biếu, hành lý gửi trước hoặc gửi sau người xuất nhập cảnh.
Những người cung cấp dịch vụ quá cảnh hàng hóa.
Điều kiện bộ hồ sơ hải quan
Bộ hồ sơ bao gồm:
Tờ khai hoặc chứng từ thay thế.
Chứng tờ có liên quan
Chứng từ thuộc bộ hồ sơ là giấy tờ hoặc bản file mềm, đảm bảo tính nguyên vẹn và khuôn dạng theo quy định của pháp luật.
Hồ sơ được nộp, xuất trình cho cơ quan HQ tại trụ sở chính.
Bộ tài chính quy định mẫu tờ khai, việc sử dụng và chứng từ thay thế.
Thời hạn nộp hồ sơ được quy định tại Điều 25 Luật Hải quan 2014 như sau:
Đối với hàng hóa xuất khẩu, nộp hồ sơ sau khi đã tập kết hàng hóa tại địa điểm người khai thông báo và nộp hồ sơ chậm nhất là 04 giờ trước khi xuất cảnh.
Đối với hàng hóa xuất khẩu gửi bằng chuyển phát nhanh thì phải nộp hồ sơ chậm nhất là 02 giờ trước khi xuất cảnh.
Đối với hàng hóa nhập khẩu, cần phải nộp hồ sơ trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu.
Thời hạn nộp chứng từ có liên quan trong bộ hồ sơ được quy định như sau:
Trường hợp khai báo điện tử, khi cơ quan có thẩm quyền tiến hành kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa, người khai cần phải nộp các chứng từ, giấy tờ thuộc bộ hồ sơ, trừ những chứng từ đã có trong hệ thống một cửa quốc gia.
Trong trường hợp khai tờ khai giấy, người khai báo phải nộp hoặc xuất trình chứng từ có liên quan khi đăng ký tờ khai.
Địa điểm khai báo và thông quan hàng hóa
Địa điểm tiến hành làm thủ tục là nơi cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, đăng ký và kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa và phương tiện vận tải.
Bạn có thể tiến hành thông quan tại Chi Cục hải quan cửa khẩu (cảng biển quốc tế, cảng hàng không quốc tế…) hoặc Chi cục hải quan ngoài cửa khẩu (như cảng nội địa hoặc các khu phi thuế quan).
Quy trình làm thủ tục hải quan
Bước 1: Xác định loại hàng hóa
Quy trình làm thủ tục HQ
Thủ tục nhập khẩu hàng hóa bao gồm những quy trình gì. Việc làm đầu tiên trước khi tiến hành làm quy trình trên là phải xác định xem loại hàng hóa cần đó nằm trong diện nào, có nằm trong danh sách các loại hàng hóa đặc biệt, hàng hóa hạn chế hoặc hàng cấm hay không. Cụ thể:
Hàng hóa thương mại thông thường: Là loại hàng hóa đầy đủ các điều kiện xuất nhập khẩu, thực hiện việc khai báo các lô hàng này vô cùng dễ dàng.
Hàng hóa cấm: Là loại hàng hóa cấm xuất nhập khẩu. Để tránh được rủi to về mặt pháp lý thì hàng hóa của bạn không nên nằm trong danh mục này. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các điều khoản trong Nghị định 187/2013/NĐ-CP.
Hàng hóa đặc biệt cần xin giấy phép: Căn cứ Nghị định 187/2013/NĐ-CP quy định rõ những loại mặt hàng khi xuất nhập khẩu cần phải xin giấy phép, bạn cần phải hoàn tất toàn bộ thủ tục trước khi hàng về cảng. Nếu không hoàn thành trước sẽ phát sinh thêm một vài chi phí trong lúc chờ cấp giấy phép.
Hàng cần công bố hợp chuẩn hợp quy: Tương tự như loại hàng hóa đặc biệt cần xin giấy phép, trước khi hàng về cảng thì bạn cần phải làm công bố hợp quy hàng hóa. Chi tiết được quy định tại Thông tư 28/2012/TT-BKHCN.
Hàng cần thực hiện kiểm tra chuyên ngành: Cơ quan chức năng sẽ tiến hành đến và lấy mẫu hàng hóa để kiểm tra ngay sau khi hàng hóa đã được đưa về cảng. Khi đã có kết quả kiểm tra, bạn có thể tiến hành các bước còn lại.
Lưu ý: Nếu là hàng hóa phải công bố hợp chuẩn, doanh nghiệp phải làm thủ tục hợp quy trước khi hàng được đưa về cảng hay sau khi hàng đã về cảng thì tùy theo quy định của cơ quan có thẩm quyền
Bước 2: Kiểm tra và chuẩn bị bộ chứng từ của hàng hóa khi nhập
Bộ chứng từ cơ bản bao gồm:
Hợp đồng thương mại (Sales contract)
Hóa đơn thương mại (Commercial involce)
Phiếu đóng gói (Packing list)
Vận đơn (AwB, B/L)
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
Tùy theo tính năng, chất liệu, mục đích sử dụng,…của sản phẩm sẽ bắt buộc doanh nghiệp cung cấp một số chứng từ sau:
Giấy phép nhập hàng hóa
Phiếu đăng ký kiểm tra chất lượng
Catalogue chi tiết hàng hóa
Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm (C/Q)
Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (đối với mặt hàng mỹ phẩm)
Và một số chứng từ khác
Bước 3: Truyền tờ khai điện tử
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ đầy đủ theo quy định, tiến hành nộp tờ khai điện tử và chờ kết quả phân luồng của hệ thống. Tùy theo kết quả phân luồng sẽ có những quy định tiếp theo tương ứng để có thể hoàn tất quy trình cho hàng hóa của doanh nghiệp:
Luồng xanh
Có 2 loại:
1. Xanh có điều kiện: Bạn sẽ phải đến Chi cục HQ để làm thủ tục, cần phải xuất trình thêm một số chứng từ bổ sung như:
Giấy kiểm tra chất lượng
Giấy chứng nhận xuất xứ
2. Xanh không có điều kiện: Người nhận mang tờ khai có đóng dấu kèm chữ ký của người gửi để lấy xác nhận của hải quan. Sau đó tiếp tục ra cảng làm thủ tục lấy hàng.
Luồng vàng
Lúc này nhân viên giao nhận chuẩn bị và kiểm tra lại bồ hồ sơ cho lô hàng, sau khi có đủ bộ hồ sơ thì nộp cho cảng. Cơ quan có thẩm quyền sẽ tiếp nhận và kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và thống nhất các nội dung trên chứng từ và nội dung đã khai. Sau khi kiểm tra, nếu không phát hiện vi phạm thì bộ phận Phúc tập sẽ kiểm tra một lần nữa, nếu không có sai sót gì thêm thì tờ khai được trả ra và tiếp theo quy trình như đối với hồ sơ luồng xanh.
Luồng đỏ
Hàng hóa khi rơi vào luồng này cần phải được kiểm tra thực tế. Đây là mức độ kiểm tra cao nhất, phải làm nhiều thủ tục hải quan và mất nhiều thời gian, chi phí nhất. Nhân viên giao nhận sẽ mang chứng từ ra bãi cảng để tìm container hàng, làm thủ tục đưa hàng từ bãi trung tâm vào bãi kiểm hóa và Cơ quan HQ sẽ kiểm tra đối chiếu hồ sơ HQ với thực tế hàng hóa mà người khai đã khai báo.
Có 2 hình thức kiểm hóa:
Kiểm thủ công
Kiểm bằng máy soi
Cuối cùng khi hoàn tất kiểm tra, cán bộ sẽ về chi cục làm các thủ tục hải quan như biên bản kiểm hóa. Nếu hàng không có vấn đề gì thì sẽ làm nốt thủ tục bóc tờ khai là xong.
Bước 4: Lấy lệnh giao hàng
Delivery Order (DO) là chứng từ do các công ty vận chuyển hoặc hãng tàu phát hành. Để lấy được lệnh giao hàng, bạn cần phải chuẩn bị các loại chứng từ sau:
Chứng minh nhân dân: 01 bản sao.
Vận đơn: 01 bản sao.
Vận đơn bản gốc đã được công ty đóng dấu.
Tiền phí.
Bước 5: Nộp thuế
Sau khi thông quan tờ khai, bạn cần phải thực hiện nghĩa vụ đóng thuế theo quy định của nhà nước cho hàng hóa của mình. Có 2 loại thuế cần phải nộp đó là:
Thuế nhập khẩu
Thuế VAT (thuế giá trị gia tăng)
Ngoài ra, đối với một số loại hàng hóa đặc biệt, bạn sẽ phải nộp thêm một số loại thuế như thuế môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt…
Bước 6: Thông quan hàng hóa và đưa về kho bảo quản
Sau khi hoàn tất toàn bộ các bước trên, lô hàng hóa sẽ được thông quan.
Đối với những hàng hóa phải làm Kiểm tra chất lượng sau thông quan thì phải mang hoàng về kho bảo quản, bao giờ có chứng thư kết quả đạt chất lượng thì mới được lưu hành hàng hóa trên thị trường.
Trách nhiệm của người khai HQ và cơ quan HQ
Theo Khoản 1 Điều 21 Luật hải quan 2014, người khai có các trách nhiệm sau:
Khai, nộp tờ khai; nộp hoặc xuất trình chứng từ trong hồ sơ theo quy định pháp luật.
Đưa hàng hóa, phương tiện vận tải đến địa điểm được quy định để kiểm tra thực tế loại hàng hóa.
Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật có liên quan.
Theo Khoản 2 Điều này quy định cơ quan, công chức HQ có trách nhiệm như sau:
Tiếp nhận và đăng ký hồ sơ.
Kiểm tra hồ sơ.
Kiểm tra thực tế hàng hóa và phương tiện vận chuyển.
Thu thuế và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật.
Quyết định việc thông quan hàng hóa, giải phóng hàng hóa, xác nhận phương tiện vận tải đã hoàn thành hay chưa.
Những lưu ý khi khai báo hàng hóa xuất nhập khẩu
Sau khi hiểu được thủ tục HQ gồm những gì, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau khi thực hiện khai báo cho hàng hóa:
a. Khai sai trên phần mềm
Một số có thể thay đổi khi khai sai, nhưng cũng có một số mục không được phép, nếu khai sai sẽ mất nhiều thời gian để sửa lại. Đặc biệt, khi đã đóng tờ khai mà không khắc phục kịp thời thì thiệt hại về hàng hóa là điều khó tránh khỏi. Vì vậy cần kiểm tra kỹ để thực hiện một cách chính xác nhất.
b. Áp sai mã HS
Để áp được mã HS cho hàng hóa cần phải căn cứ vào tính chất, công dụng,.. thực tế của hàng hóa. Nếu nhân viên thiếu kinh nghiệm sẽ có thể áp mã HS sai. Điều này sẽ dẫn đến sai mức thuế suất, các ưu đãi của hàng hóa hoặc cũng có thể gây khó khăn khi làm thủ tục thông quan.
c. Thực hiện khai báo ở đâu?
Doanh nghiệp có thể tiến hành làm thủ tục cho hàng hóa nơi hàng hóa được lưu giữ, cảng đích ghi trên vận tải đơn, hợp đồng vận chuyển hoặc tại Chi Cục ngoài cửa khẩu nơi doanh nghiệp có trụ sở hoặc nơi hàng hóa được gửi đến.
Trường hợp nào doanh nghiệp được hủy tờ khai?
Căn cứ theo Điều 22 Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ Tài chính, có 4 trường hợp doanh nghiệp được hủy tờ khai.
Quá thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký, hàng hóa được miễn kiểm tra thực tế (luồng xanh) nhưng không có hàng đến cửa khẩu nhập hoặc hàng xuất khẩu chưa đưa vào khu vực giám sát hải quan tại cửa khẩu xuất.
Quá thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký mà người khai không xuất trình hồ sơ HQ (luồng vàng) trong trường hợp phải xuất trình hồ sơ để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
Quá thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký mà người khai chưa xuất trình hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phải kiểm tra thực tế (luồng đỏ) để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
Các trường hợp hủy tờ khai theo đề xuất của người khai:
Tờ khai đã được đăng ký nhưng chưa được thông quan do Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan có sự cố.
Khai nhiều tờ khai cho cùng một lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu (khai trùng thông tin tờ khai).
Tờ khai hàng hóa xuất khẩu đã có hàng hóa đưa vào khu vực giám sát hải quan nhưng thực tế không xuất khẩu.
Tờ khai cho hàng hóa nhập đã được đăng ký, nhưng thực tế hàng hóa không nhập khẩu hoặc hàng hóa chưa đưa qua khu vực giám sát.
Khai sai các chỉ tiêu thông tin không được khai bổ sung quy định tại điểm 3 Phụ lục II Thông tư 38/2015/TT-BTC.
Bên trên là tất cả các chủ đề về quy trình và thủ tục hải quan cũng như mục đích và ý nghĩa của chúng. Xin cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Chúng tôi luôn sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu về phương án dịch vụ hàng nhập tại Việt Nam. Nếu bạn cần hỗ trợ nhanh chóng và tốt nhất, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay!
