Packing list (P/L) là một chứng từ rất quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Vậy P/L là gì và chúng có tác dụng như thế nào, hãy cùng chúng tôi đi tìm hiểu nhé.
Packing list là gì?
Packing List là phiếu đóng gói hàng hóa chi tiết, là chứng từ mô tả chi tiết, kích thước và trọng lượng của mỗi lô hàng (được đóng gói như thế nào). Đây là một chứng từ không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.
Packing list còn được người mua sử dụng để kiểm tra và đối chiếu xem số lượng hàng hóa có đúng như những gì đã đặt với người mua hay không.
Phân loại packing list
Về cơ bản hiện nay có 3 mẫu packing list và để nhận biết loại nào đơn giản bằng cách chúng ghi rất rõ tiêu đề, cụ thể như sau:
Detailed packing list: Phiếu đóng gói chi tiết, nội dung của mẫu này rất chi tiết cho lô hàng, người mua và người bán thường trực tiếp dùng loại này nhiều nhất
Neutrai packing list: Phiếu đóng gói trung lập, trên nội dung mẫu packing list này không thể hiện tên người bán.
Packing and Weight list: Phiếu đóng gói P/L kèm theo bảng kê trọng lượng
Giống với hóa đơn thương mại (invoice) , bạn cũng có thể soạn thảo Packing list bằng cách tham khảo các mẫu có sẵn. Sau đó chỉnh sửa, bổ sung những nội dung cho phù hợp với nhu cầu của mình
Packing list
Chức năng của Packing list
Phiếu đóng gói hàng hóa chi tiết có một số chứng năng như sau, nhìn vào P/L, chúng ta sẽ có các thông tin sau:
– Trong container đó có số lượng hàng bao nhiêu? Trọng lượng bao nhiêu?
– Số kiện, số pallet thế nào? Có bao nhiêu hàng hay kiện và được đóng trong thùng, hộp lớn? Từ đó có thể bố trí sử dụng nhân lực để dỡ trực tiếp hay các loại máy móc, thiết bị chuyên dụng để giảm thời gian bốc dỡ hàng xuống
– Tìm được sản phẩm đó nằm trong kiện nào, bao nào, pallet nào. Nếu sản phẩm bị lỗi, doanh nghiệp có thể khiếu nại nhà sản xuất và với những thông tin trên từ đó truy ra được ca sản xuất, số máy, người phụ trách và kiểm tra lỗi cho doanh nghiệp.
– Dùng để để khai báo hãng vận chuyển phát hành vận đơn.
– Chứng từ hỗ trợ thanh toán, nhưng hàng hóa phải phù hợp với những gì mô tả trên P/L
– Chứng từ bắt buộc để khai báo hải quan trong ngành xuất nhập khẩu.
– Để người mua kiểm tra hàng hóa khi nhận hàng (nhập khẩu).
– Chứng từ để hỗ trợ yêu cầu bảo hiểm khi xảy mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.
– Xác định vị trí của hàng hóa khi phải kiểm hóa, trong quá trình làm thủ tục hải quan.
Một số thông tin chính trong Packing listMột số thông tin trong Packing list
– Tiêu đề + Số P/L + Date
– Thông tin người xuất khẩu (Shipper)
– Thông tin người nhập khẩu (Consignee)
– Thông tin người đại diện nhập khẩu (Notify party)
– Tên tàu & số chuyến trên Booking (Vessel / Voy)
– Số Booking (Có một số hãng tàu có số Booking và số B/L khác nhau)
– Số container + số seal
– Cảng xuất hàng (Port of Loading)
– Cảng nhập hàng (Port of Discharging)
– Mô tả hàng hóa (Description of goods)
– Số lượng kiện hàng (Number of package)
– Trọng lượng tịnh (Net weight)
– Trọng lượng cả bao bì (Gross weight)
– Những ghi chú thêm (Remark)
– Xác nhận của bên bán hàng: Ký, đóng dấu.
Khi lập Packing list cần chú ý những gì?
Với chức năng của packing list trong việc xác định quy cách đóng gói thì nội dung trên packinglist phải đảm bảo cac yếu tố sau:
– Số và ngày lập
– Tên hàng + mã hàng (nếu có), đơn vị tính, số lượng, trọng lượng
– Quy cách đóng gói, kích thước kiện hàng
-Dĩ nhiên không thể thiếu thông tin của Seller và Buyer
