Với những doanh nghiệp hay cá nhân không có nhiều kinh nghiệm trong mua bán , giao dịch và vận chuyển hàng hóa quốc tế thì lựa chọn ủy thác và thuê các Forwarder đứng ra để thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa sẽ là một lựa chọn tối ưu và an toàn nhất. Quy trình làm hàng nhập của Forwarder như thế nào?
Bài viết dưới đây của OZ Freight sẽ đem đến cho bạn một bức tranh chi tiết về quy trình làm hàng nhập khẩu của Forwarder, nó sẽ giúp bạn nắm rõ được quy trình cũng như các thủ tục, giấy tờ cần thiết để làm hàng nhập khẩu. Giả dụ bạn là 1 nhân viên trong công ty Forwarding thì dưới đây sẽ là những công việc mà bạn sẽ phải tham gia phối hợp cùng các bộ phận khi làm một lô hàng nhập:
Tiếp nhận thông tin lô hàng, tư vấn, thu thập chứng từ từ khách hàng
Ban đầu bộ phận Sales sẽ tư vấn , chào giá và giới thiệu sơ lược cho KH về quy trình nhập khẩu và vận chuyển hàng hóa phù hợp với mặt hàng mà khách hàng đang muốn nhập khẩu. Sau đó, Sales cần phân loại mặt hàng đang định nhập thuộc nhóm ngành hàng nào , có phải nhóm hàng bị cấm hay không hoặc là mặt hàng đó có cần phải xin giấy phép nhập khẩu hay không, hay là mặt hàng này có cần làm kiểm tra chuyên ngành hoặc cần làm công bố chuẩn hợp quy? Sau khi đã xác định được các chính sách thủ tục mặt hàng này thì bạn cần phải thực hiện chuẩn theo những yêu cầu mà Nhà nước quy định khi nhập khẩu mặt hàng đó. Một số thông tin quan trọng mà Sales cần lấy được từ khách hàng đó là: tên hàng hóa , số lượng, quy cách đóng gói , địa chỉ giao- nhận hàng hóa, điều kiện giao hàng,…. và các chứng từ khác cần cho việc nhập khẩu mặt hàng.
Sau quá trình tư vấn , thương lượng và chốt giá lô hàng với khách hàng , Sales sẽ tổng hợp toàn bộ thông tin đã khai thác được từ khách hàng thành những file để chuyển cho nhân viên bộ phận chứng từ. Nhân viên bộ phận chứng từ sẽ có nhiệm vụ kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và hợp lệ của những thông tin và chứng từ mà phòng Sales cung cấp.
Kiểm tra thông tin trên chứng từ do khách hàng cung cấp
Kiểm tra thông tin trên chứng từ giao -nhận hàng hóa
Sau khi nhận chứng từ từ phòng Sale bạn nhân viên chứng từ cần kiểm tra đầy đủ về :
Sales Contract (Hợp đồng mua bán): Kiểm tra số hợp đồng, ngày kí kết, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, thông tin hàng hóa…
Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): Kiểm tra số+ ngày invoice, điều kiện giao hàng, đơn giá, trị giá hàng hóa,…
Packing list (Phiếu chi tiết đóng gói): Kiểm tra trọng lượng, thể tích, số kiện, cách đóng gói… của lô hàng
Bill of Lading (Vận đơn): Kiểm tra số, ngày và nơi phát hành, tên tàu, số chuyến, số cont, số chì, trọng lượng … Lưu ý bạn nên check xem có B/L gốc không hay đã surrender / telex release.
Arrival notice (Giấy thông báo hàng đến): ngày hàng đến , cảng dỡ hàng , địa điểm lưu kho,…….
C/O (Giấy chứng nhận nguồn gốc, xuất xứ), nếu có: cần kiểm tra kỹ nếu có CO ưu đãi đặc biệt như mẫu D, E… vì có liên quan trực tiếp đến ưu đãi thuế.
Giấy giới thiệu của công ty chủ hàng (thường gửi sau, cùng bộ hồ sơ giấy)
Kiểm tra chéo thông tin giữa các chứng từ
Kiểm tra khớp giá cả trong Hợp đồng & Invoice, số lượng hàng giữa Hợp đồng, Packing List, B/L, kiểm tra ngày , tên hàng, số lượng hàng trong CO với IV,……
Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ cảu chứng từ
Nếu chứng từ chưa đầy đủ hoặc thông tin trên các chứng từ bị thiếu, lệch nhau thì bộ hồ sơ sẽ được coi là chưa đầy đủ hợp lệ
Bộ hồ sơ, chứng từ được coi là hợp lệ nếu đủ số lượng chứng từ, đủ thông tin cần thiết để lên tờ khai hải quan và thông tin trên chứng từ khớp nhau.
Nếu bộ hồ sơ thiếu chứng từ thì nhân viên chứng từ sẽ báo lại Sales để Sales báo khách cung cấp và bổ sung đến khi đầy đủ.
Tra cứu mã HS Code
Chúng ta cần phân loại khách hàng và mặt hàng :
Đối với các khách hàng mới, loại hàng mới ta cần tìm hiểu chi tiết các thông tin như : tên hàng , công dụng, chất liệu , đặc tính, model, và các thông số kỹ thuật của hàng hóa,… .. để có thể xác định được mã HS Code của hàng hóa một cách chính xác và chi tiết nhất.
Còn với khách hàng lâu năm, đi những mặt hàng đã từng đi ta vẫn nên kiểm tra lại xem mã HS cũ còn phù hợp không , thuế suất thay đổi ra sao,…
Sau khi đã hoàn thành tất cả các công việc trên bạn sẽ cần làm biên bản giao hàng để giao cho nhà xe ( 2 bản- kẹp vào Jobfile).
Bước 3: Lên tờ khai hải quan cho lô hàng
Lên tờ khai hải quan và kiểm tra lại tờ khai
Nhân viên khai báo hải quan sẽ lên tờ khai hải quan trên phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS. Sau khi lên tờ khai trên phần mềm cần đảm bảo các nội dung phải là hoàn toàn chính xác vì có những tiêu chí sẽ không được phép sửa trên tờ khai như : Tên người xuất khẩu, địa chỉ , mã bưu điện, số bill, số cont, chì,…….
Tự tính số thuế phải nộp
Bạn phải tự tính số thuế phải nộp bằng file excel, gồm thuế GTGT, thuế nhập khẩu , thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có),………Nếu khớp kết quả (hoặc sai số nhỏ, dưới 100 đồng) thì thực hiện bước tiếp theo, nếu chưa khớp kiểm tra ngay lại tờ khai về thuế và đơn giá, trị giá, sau đó điều chỉnh dữ liệu cho khớp.
Kiểm tra khớp thông tin giữa OPS và nhân viên khai báo
Phụ trách bộ phận OPS khác kiểm tra độc lập lại toàn bộ tờ khai để đảm bảo nội dung trên tờ khai được chính xác. Khi thấy thông tin chưa rõ ràng đầy đủ thì yêu cầu người khai giải thích rõ ràng. Nếu thấy đã ổn thì hoàn tất việc kiểm tra. Trường hợp 2 người chưa nhất trí thì báo cáo cấp trên để được hướng dẫn xử lý.Sau khi cả 2 người (người khai và người kiểm tra) đều thấy nội dung tờ khai đã khớp thì chuyển sang bước tiếp.
Gửi tờ khai cho khách hàng kiểm tra và xác nhận
Gửi tờ khai in thử cho khách hàng kiểm tra và xác nhận. Bổ sung, chỉnh sửa tờ khai theo yêu cầu của khách hàng ,nếu thấy yêu cầu đó là hợp lý. Trong trường hợp thấy yêu cầu của khách hàng chưa hợp lý, chẳng hạn mã HS Code không chính xác để được mức thuế suất thấp, nhân viên chứng từ cần giải thích rõ các phương án và thống nhất quyết định với khách hàng.
Truyền tờ khai trên phần mềm khai báo hải quan điện tử và nhận kết quả phân luồng từ hệ thống.
Có 3 trường hợp tờ khai được phân luồng:
Đối với tờ khai được phân luồng xanh: tiến hành in tờ khai, chờ khách hàng nộp thuế, sau đó đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục thông quan.
Đối với tờ khai được phân luồng vàng: Phải mang tờ khai và bộ hồ sơ lên cho hải quan kiểm tra hồ sơ. Nhân viên đi làm hiện trường (OPS) phải đọc hồ sơ, và trao đổi với người lên tờ khai để nắm được thông tin về lô hàng, để có thể chủ động giải thích khi hải quan hỏi.
Đối với tờ khai được phân luồng đỏ: Hải quan vừa kiểm tra hồ sơ vừa kiểm tra thực tế hàng hóa. Cần hiểu rõ về lô hàng, hỏi khách hàng xem hàng hóa thực tế có chuẩn so với trên giầy tờ không, có nhãn mác đầy đủ không, quy cách đóng gói đơn vị, đặc điểm, tính chất, công dụng… như thế nào, để có phương án kiểm hóa thích hợp. Khi đi kiểm hóa, lưu ý mang theo một số dụng cụ cần thiết như: seal (chì niêm phong), dao rạch giấy, băng dính…
Nộp thuế giá trị gia tăng và thuế nhập khẩu
Sau khi có kết quả phân luồng, cần gửi cho khách hàng file tờ khai để nộp thuế. Lưu ý: Trong email, phải hướng dẫn khách hàng thông tin nộp thuế để tránh xảy ra sai xót.
Trường hợp khách hàng ủy thác cho công ty bạn nộp thuế giúp, thì đề nghị họ chuyển tiền sau đó tiến hành nộp thuế giúp họ. Điền thông tin vào giấy nộp thuế, kiểm tra cẩn thận tất cả các thông tin trước khi nộp cho ngân hàng/kho bạc. Trước khi ký nhận giấy nộp thuế gốc từ ngân hàng, kiểm tra một lần nữa các thông tin để đảm bảo tính chính xác.
Bước 4: Lấy lệnh hãng tàu hoặc Fowader trong quy trình làm hàng nhập
Để có thể lấy lệnh hãng tàu thì bạn cần thanh toán các phí làm hàng, trước đó bạn cần liên lạc với hãng tàu để thống nhất về các phí như : phí lấy lệnh, phí cược cont và lô hàng của mình đã đáp ứng đủ tiêu chí lấy lệnh hay chưa.
Nếu như bên vận tải biển là FWD thì bạn cần cầm giấy giới thiệu và giấy báo hàng đến, lên lấy uỷ quyền. Khi lấy lệnh, bạn cần chú ý đến phí gia hạn.
Sau khi lấy được lệnh trên hãng tàu hoặc FWD, bạn cần kiểm tra lại số cont, số chì, hạn lệnh, kiểm tra số tiền, mã số thuế, tên công ty, địa chỉ trên hóa đơn. (Nếu không khớp phải yêu cầu sửa trước khi kí lên hóa đơn)
Trước khi rời hãng tàu (tùy theo từng hãng ) bạn bắt buộc phải nhận được những chứng từ sau:
Lệnh giao hàng có dấu cảu hãng tàu: 2 bản
Phiếu cược cont : 2 bản
MB/L có đóng dấu của hãng tàu: 1 bản
Hóa đơn của các phí (Local Charge)
Phiếu thu tiền cược vỏ cont
Bước 5: Làm thủ tục thông quan cho lô hàng
Có thể nói đây là bước quan trọng nhất trong quy trình làm hàng nhập của forwarder. Sẽ có khá nhiều trục trặc, vướng mắc phát sinh trong bước này. Do đó bạn cần phối hợp tốt với các bộ phận khác để tránh phát sinh những rủi ro ngoài ý muốn.
Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan:
Tờ khai hải quan điện tử: 1 bản (in từ phần mềm khai báo hải quan điện tử)
Hóa đơn thương mại: 1 bản photo có chữ ký Giám đốc và đóng dấu doanh nghiệp
Vận đơn: 1 bản HBL có dấu doanh nghiệp + 1 bản HBL có dấu FWD (nếu có) + 1 bản MBL có dấu của hãng tàu
Giấy đăng kí kiểm tra chuyên ngành: 1 bản gốc (đối với hàng phải kiểm tra chuyên ngành)
C/O: 1 bản gốc (nếu có)
Ngoài ra cần chuẩn bị sẵn những chứng từ khác như: Hợp đồng ngoại thương, Packing List, Chứng nhận chất lượng (C/Q)… khi cần có thể xuất trình để giải thích với cán bộ hải quan.
Tiếp đó sẽ cần mang bộ hồ sơ đến hải quan tiếp nhận để được phân công cán bộ kiểm tra hồ sơ, sau đó nộp bộ hồ sơ cho cán bộ được phân công kiểm tra hồ sơ.
Nếu hồ sơ đầy đủ chuẩn chỉnh, hải quan sẽ đồng ý cho hàng được thông quan
Nếu hồ sơ cần bổ sung chỉnh sửa hoặc cần thêm thông tin thì OPS sẽ liên hệ về văn phòng để được các bộ phận trợ giúp.
Nộp các khoản phí cần thiết: lệ phí tờ khai…
Bước 6: Làm thủ tục lấy hàng
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan xong, bạn cần cầm bộ tờ khai xuống cảng để đổi lệnh. Bộ hồ sơ bao gồm :
+ Lệnh giao hàng: 1 bản gốc và 1 bản copy.
+ Giấy cược cont: 1 bản gốc.
Tiến hành nộp phí nâng hạ, đổi lệnh xong lưu ý cần kiểm tra kỹ lưỡng số cont, chì. Sau khi nộp hồ sơ, cảng sẽ trả lại cho bạn các giấy tờ sau:
+ Lệnh nâng.
+ Hoá đơn nâng hạ hàng hoá ( Kiểm tra lại các thong tin trên hóa đơn: Tên công ty , mã số thuế, địa chỉ,..)
Bước 7: Giao lệnh cho nhà xe
OPS sẽ giao những chứng từ cho lái xe hoặc đại diện nhà xe như:
Phơi lệnh nâng
Biên bản giao hàng: 2 bản
Phiếu cược: 1 bản copy
Thông tin xuất hóa đơn nâng hạ (có thể ghi trên tờ cược)
Bước 8: Lấy cược và hoàn cược cont
Sau khi đã giao hàng, bạn cần liên hệ với nhà xe để lấy phơi phiếu. Đồng thời tiến hành đổi hoá đơn hạ (nếu cần). Sau khi lấy cược, nhân viên hiện trường làm phiếu hoàn cược và thanh toán với công ty
Bước 9: Trả kết quả kiểm tra chuyên ngành của lô hàng ( nếu có) – bước cuối cùng quy trình làm hàng nhập của Forwarder
Trong một số trường hợp, hàng cần kiểm tra chuyên ngành (vd: kiểm dịch, vệ sinh an toàn thực phẩm, đăng kiểm, test hiệu suất năng và dán nhãn năng lượng…) và được tạm giải phóng về kho riêng để bảo quản. Khi đó, nhân viên OPS theo dõi tiến độ hoàn thành giấy kiểm tra chất lượng, và lưu ý hạn nộp (trong vòng 30 ngày).
Sau khi có giấy kiểm tra chất lượng, nộp cho hải quan để thông quan tờ khai, và gửi tờ khai gốc cho khách hàng.
Bài viết trên là toàn bộ thông tin chi tiết về quy trình làm hàng nhập của Forwarder được công ty chúng tôi đang thực thi, áp dụng. Nếu có bất cứ thắc mắc nào hay có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại OZ Freight chúng tôi, bạn đọc vui lòng để lại câu hỏi hoặc liên hệ trực tiếp với OZ Freight để được giải đáp, tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình. Rất cám ơn bạn vì đã quan tâm đến bài viết của chúng tôi!
CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ OZ VIỆT NAM
Địa chỉ: Số 57, ngõ 481 Ngọc Lâm , P. Ngọc Lâm, Q. Long Biên, TP. Hà Nội.
