Để giúp bạn có cái nhìn rõ ràng và hiểu rõ hơn về các thuật ngữ trên vận đơn, bài viết dưới đây của OZ Việt Nam đã được thẩm định kĩ lưỡng bởi các chuyên gia trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về từng thuật ngữ, từ những thuật ngữ cơ bản đến những thuật ngữ phức tạp hơn. Chúng tôi hiểu rằng việc đọc và hiểu vận đơn có thể gặp nhiều khó khăn, nhưng chúng tôi tin rằng với sự giải thích cặn kẽ và dễ hiểu, bạn sẽ có thể nắm bắt được ý nghĩa và vai trò của từng thuật ngữ này. Bất kể bạn có kinh nghiệm hay không, bài viết của chúng tôi sẽ giúp bạn tự tin và hiểu rõ hơn về các thuật ngữ trên vận đơn. Với mong muốn giúp bạn xóa bỏ những nỗi lo và khó khăn khi đọc vận đơn, chúng tôi hy vọng rằng bài viết này sẽ mang lại cho bạn sự giải đáp và khám phá về các thuật ngữ quan trọng trong ngành xuất nhập khẩu và logistics. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ và giải đáp thêm bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có.
Giới thiệu về vận đơn và vai trò của vận đơn trong giao nhận hàng hóa
Vận đơn là gì?
Vận đơn (Bill of lading) thường được gọi là bill, là một vận đơn vận chuyển hàng hóa có vai trò quan trọng trong quá trình giao nhận hàng. Nó có thể coi như là một hợp đồng chứng nhận việc nhận hàng hóa để vận chuyển và là tài liệu mà người vận chuyển sử dụng để xác nhận việc nhận hàng từ người gửi hàng. Đặc biệt, trong quá trình vận chuyển đường biển, bill of lading là chứng từ không thể thiếu để nhận hàng tại cảng đích.
Bill of lading thường chứa các thông tin quan trọng như thông tin về người gửi hàng, người nhận hàng, địa chỉ gửi hàng, địa chỉ nhận hàng, mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, điều kiện giao nhận, và các điều khoản và điều kiện vận chuyển. Nó cung cấp một bằng chứng rõ ràng về việc gửi hàng từ nguồn gốc đến điểm đích, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Với vai trò của một hợp đồng và tài liệu xác nhận, bill of lading không chỉ là một giấy tờ quan trọng mà còn mang trong mình sự pháp lý và trách nhiệm. Nó giúp đảm bảo quyền lợi của cả người gửi hàng và người nhận hàng, và tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định trách nhiệm trong trường hợp có sự cố xảy ra trong quá trình vận chuyển. Trên thực tế, bill of lading không chỉ đơn thuần là một tài liệu vận chuyển, mà còn là một công cụ quản lý và kiểm soát chất lượng trong chuỗi cung ứng hàng hóa. Nó giúp theo dõi quá trình vận chuyển, đảm bảo tính toàn vẹn của hàng hóa và cung cấp thông tin quan trọng cho các bên liên quan.
Với vai trò quan trọng của mình trong ngành logistics và xuất nhập khẩu, việc hiểu và sử dụng bill of lading một cách chính xác là rất cần thiết. Điều này giúp tăng tính chuyên nghiệp và tin cậy trong quá trình vận chuyển hàng hóa, đồng thời giảm thiểu rủi ro và sai sót có thể xảy ra.
Vai trò của vận đơn trong giao nhận
Vận đơn (Bill of lading) có vai trò quan trọng trong quá trình giao nhận hàng hóa. Dưới đây là một số vai trò chính của vận đơn:
Chứng nhận việc nhận hàng: Vận đơn là tài liệu chứng nhận rằng người vận chuyển đã nhận hàng từ người gửi hàng. Nó xác định thời điểm và nơi nhận hàng, đồng thời xác nhận số lượng, trọng lượng và mô tả chi tiết về hàng hóa.
Chứng từ để nhận hàng tại điểm đích: Vận đơn là chứng từ quan trọng để người nhận hàng có thể nhận hàng tại cảng đích hoặc điểm đích cuối cùng. Người nhận hàng phải có vận đơn gốc hoặc bản sao chính thức của vận đơn để chứng minh quyền lợi của mình và nhận hàng.
Công cụ quản lý và theo dõi hàng hóa: Vận đơn cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa như mô tả, số lượng, trọng lượng và điều kiện giao nhận. Điều này giúp quản lý và theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa từ nguồn gốc đến điểm đích.
Chứng minh sở hữu và quyền lợi: Vận đơn chứng minh quyền sở hữu và quyền lợi của người gửi hàng đối với hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Nó xác nhận mối quan hệ hợp đồng giữa người gửi hàng, người nhận hàng và người vận chuyển.
Cơ sở pháp lý và trách nhiệm: Vận đơn có giá trị pháp lý và thiết lập trách nhiệm của các bên liên quan. Nếu có tranh chấp hoặc vấn đề xảy ra trong quá trình vận chuyển, vận đơn sẽ được sử dụng làm căn cứ để giải quyết các vấn đề liên quan đến trách nhiệm và bồi thường.
Với vai trò quan trọng của mình, vận đơn đóng góp vào tính chuyên nghiệp, minh bạch và tin cậy trong quá trình giao nhận hàng hóa. Việc hiểu và sử dụng vận đơn một cách chính xác giúp tăng cường hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động vận chuyển.
Tầm quan trọng của thuật ngữ trong vận đơn để hiểu rõ và thực hiện quy trình giao hàng
Tầm quan trọng của thuật ngữ trong vận đơn đóng vai trò quan trọng trong việc hiểu rõ và thực hiện quy trình giao hàng. Dưới đây là một số lợi ích của việc hiểu và sử dụng thuật ngữ trong vận đơn:
Đảm bảo hiểu rõ yêu cầu vận chuyển: Thuật ngữ trong vận đơn giúp xác định và mô tả các yêu cầu vận chuyển cụ thể như điểm xuất phát, điểm đến, phương thức vận chuyển, điều kiện giao nhận, trọng lượng, số lượng và mô tả hàng hóa. Hiểu rõ những thuật ngữ này giúp đảm bảo rằng quy trình giao hàng được thực hiện đúng theo yêu cầu.
Xác định trách nhiệm và quyền lợi của các bên: Thuật ngữ trong vận đơn định rõ trách nhiệm và quyền lợi của người gửi hàng, người nhận hàng và người vận chuyển. Bằng cách hiểu rõ những thuật ngữ này, các bên có thể biết được trách nhiệm và quyền lợi của mình, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và điều khoản hợp đồng.
Giảm thiểu sai sót và tranh chấp: Hiểu và sử dụng đúng thuật ngữ trong vận đơn giúp giảm thiểu sai sót và tranh chấp trong quá trình giao hàng. Việc sử dụng thuật ngữ chính xác và đồng nhất giữa các bên liên quan giúp tránh nhầm lẫn và hiểu nhau một cách rõ ràng.
Tăng tính chuyên nghiệp và tin cậy: Hiểu rõ thuật ngữ trong vận đơn giúp tăng tính chuyên nghiệp và tin cậy trong hoạt động giao nhận hàng hóa. Việc sử dụng thuật ngữ chính xác và phù hợp theo ngành giúp thể hiện sự hiểu biết và kỹ năng trong lĩnh vực vận tải và logistics.
Hỗ trợ quản lý chuỗi cung ứng: Thuật ngữ trong vận đơn cung cấp thông tin quan trọng và hỗ trợ quản lý chuỗi cung ứng. Nhờ vào việc hiểu và sử dụng thuật ngữ này, các bên liên quan có thể theo dõi quá trình vận chuyển
Danh sách và ý nghĩa của thuật ngữ trên vận đơn
Shipper: được sử dụng để chỉ người gửi hàng. Shipper là người hoặc tổ chức gửi hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích thông qua dịch vụ vận chuyển. Người gửi hàng chịu trách nhiệm đóng gói, đặt hàng và chuẩn bị hàng hóa để vận chuyển. Họ cũng có nhiệm vụ cung cấp thông tin liên quan đến hàng hóa, bao gồm mô tả, số lượng, trọng lượng, giá trị và các yêu cầu đặc biệt khác liên quan đến quá trình vận chuyển. Trên vận đơn, thông tin về Shipper bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên lạc của người gửi hàng.
Consignee: được sử dụng để chỉ người nhận hàng. Consignee là người hoặc tổ chức được chỉ định nhận hàng hóa từ người gửi hàng (Shipper) tại điểm đích hoặc cảng đích. Người nhận hàng chịu trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa, đồng thời thực hiện các thủ tục liên quan để hoàn thành quá trình giao nhận. Thông tin về Consignee trên vận đơn bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên lạc của người nhận hàng.
Notify party: là thông tin về bên được thông báo (được thông báo) về việc vận chuyển hàng hóa. Notify party là người hoặc tổ chức được người gửi hàng (Shipper) chỉ định để nhận thông báo về quá trình vận chuyển và tình trạng hàng hóa. Thông thường, Notify party không phải là người nhận hàng chính thức (Consignee) mà thường là bên liên quan khác như một đại diện, người mua hoặc đại lý của người nhận hàng. Thông tin về Notify party trên vận đơn bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên lạc của bên được thông báo.
Booking no: là số đặt chỗ hoặc số đặt hàng. Nó là một mã số duy nhất được cấp cho mỗi lô hàng hoặc đơn hàng được đặt chỗ trước khi vận chuyển. Booking no thường được sử dụng để xác định và theo dõi một lô hàng cụ thể trong quá trình vận chuyển. Khi đặt chỗ, người gửi hàng (Shipper) hoặc đại diện của họ sẽ nhận được một Booking no từ công ty vận chuyển hoặc đại lý vận chuyển. Số này sẽ được ghi chú trên vận đơn và các tài liệu liên quan khác để định danh đơn hàng và liên kết với thông tin chi tiết về lô hàng, như mô tả hàng hóa, địa điểm xuất phát, điểm đến và ngày dự kiến vận chuyển.
Vessel name: là tên của tàu vận chuyển hàng hóa trong trường hợp vận chuyển bằng đường biển. Nó là thông tin quan trọng để xác định tàu mà hàng hóa sẽ được chuyển trên. Vessel name cho biết tên chính xác của tàu, thường bao gồm cả tên và số hiệu của tàu. Thông tin này giúp đảm bảo rằng hàng hóa được đưa lên đúng tàu và theo dõi quá trình vận chuyển từ cảng xuất phát đến cảng đích. Nó cũng là một phần quan trọng trong việc xác định thời gian vận chuyển dự kiến và lịch trình tàu.
Place of receipt: là địa điểm nhận hàng. Nó chỉ định nơi mà hàng hóa được chấp nhận và thu nhận từ người gửi hàng bắt đầu quá trình vận chuyển. Địa điểm này thường được đề cập đến trong vận đơn để xác định nơi mà người vận chuyển sẽ tiếp nhận hàng từ người gửi hàng. B/L no: Đây là một số duy nhất được gán cho mỗi vận đơn, chứng nhận quyền sở hữu hoặc quyền vận chuyển của hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Số vận đơn (B/L no) cung cấp thông tin định danh và theo dõi cho mỗi lô hàng hoặc đơn hàng trong hệ thống vận chuyển.
Export references: mã số người xuất khẩu
Forwarding Agent references:
đề cập đến thông tin tham chiếu đến đại lý chuyển phát hàng hóa (Forwarding Agent). Đây là các thông tin và tài liệu liên quan đến đại lý chuyển phát hàng hóa được ghi chú trên vận đơn. Forwarding Agent references bao gồm các thông tin như tên và địa chỉ của đại lý chuyển phát hàng hóa, số điện thoại liên lạc, mã số đại lý hoặc các thông tin tham chiếu khác để xác định đại lý chuyển phát hàng hóa mà người gửi hàng (Shipper) đã sử dụng trong quá trình vận chuyển.
Point and Country of Origin: ghi thông tin nơi phát hành vận đơn.
Pre-Carriage by: chuyển tải hàng từ cảng phụ đến cảng chính để xuất phát.
Port of loading (POL): cảng xếp hàng
Port of discharge (POD): cảng dỡ hàng
Place of delivery: đơn đề cập đến địa điểm giao hàng hóa cuối cùng. Đây là địa điểm mà hàng hóa sẽ được chuyển giao từ người vận chuyển (carrier) cho người nhận hàng (consignee) hoặc địa điểm được chỉ định để hàng hóa được giao đến. Place of delivery thường là địa điểm cuối cùng trong quá trình vận chuyển, có thể là một cảng biển, sân bay, kho lưu trữ hoặc địa điểm khác mà người nhận hàng đã chỉ định. Đây là nơi mà người nhận hàng sẽ tiếp nhận và đảm nhận trách nhiệm về hàng hóa.
Marks and number: trên vận đơn đề cập đến thông tin về dấu hiệu và số hiệu của hàng hóa. Đây là các ký hiệu, ký tự hoặc số được ghi trên bề mặt ngoài của các đơn vị hàng hoá (thùng, bao bì, pallet, container, vv.) để định danh và phân biệt chúng.
No of packages: số kiện hàng
Description of goods: mổ tả cách đóng gói hàng hóa.
Shipper’s load, count and seal (SLCS): trên vận đơn đề cập đến trách nhiệm của người gửi hàng (shipper) trong việc tải hàng, kiểm tra số lượng và niêm phong hàng hóa.
Container said to contain: kê khai hàng hóa trong container.
Gross weight: tổng trọng lượng bao gồm cả bao bì, đơn vị tính:kg
Measurement: Tổng thể tích của lô hàng, đơn vị tính: CBM
Freight&Charges: cước vận chuyển và cước phí
Freight prepaid: cước trả trước
Freight Collect: cước trả sau
Number of Original B/L (Number of Original): trên vận đơn đề cập đến số lượng bản gốc (original) của vận đơn (Bill of Lading) được phát hành.
Copy/non-negotiable” trên vận đơn đề cập đến bản sao (copy) không thể chuyển nhượng (non-negotiable) của vận đơn. Bản sao “Copy/non-negotiable” thường có mục đích hỗ trợ quản lý thông tin và theo dõi quá trình vận chuyển, nhưng không mang tính chuyển nhượng hay giá trị pháp lý như bản chính của vận đơn.
Original bill of lading: trên vận đơn đề cập đến bản chính (original) của vận đơn (bill of lading). Original bill of lading là tài liệu quan trọng và có giá trị pháp lý cao trong vận chuyển hàng hóa. Vì vậy, việc bảo quản và chuyển giao bản gốc một cách an toàn và đảm bảo là rất quan trọng để đảm bảo quyền và lợi ích của các bên liên quan trong quá trình vận chuyển.
Telex release: điện giao hàng, trong trường hợp người gửi hàng (shipper) muốn giải phóng hàng hóa ngay tại cảng xuất phát mà không yêu cầu người nhận hàng phải có bản gốc vận đơn, họ có thể yêu cầu telex release. Telex release cho phép người gửi hàng thông báo cho bên nhận hàng và các bên liên quan khác, như người vận chuyển và cảng, rằng vận đơn không cần thiết để nhận hàng tại điểm đích.
Sea way bill (SWB): là một loại vận đơn đơn giản hơn so với bill of lading truyền thống. Điều đặc biệt về Sea way bill là nó không mang tính chuyển nhượng (non-negotiable), có nghĩa là nó không thể được chuyển nhượng cho người khác để yêu cầu nhận hàng hay chuyển quyền sở hữu hàng hóa.
Place and date of issue: trên vận đơn (bill of lading) đề cập đến thông tin về địa điểm và ngày phát hành vận đơn.
On board date: trên vận đơn (bill of lading) đề cập đến ngày mà hàng hóa được tải lên tàu hoặc phương tiện vận chuyển chính để bắt đầu hành trình trên đường biển.
Lợi ích của hiểu và sử dụng thuật ngữ trên vận đơn
Hiểu và sử dụng thuật ngữ trên vận đơn (bill of lading) mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong quá trình giao nhận và quản lý hàng hóa. Dưới đây là một số lợi ích chính:
Hiểu rõ quy trình giao hàng: Thuật ngữ trên vận đơn giúp bạn hiểu rõ các bước và quy trình liên quan đến giao hàng. Bằng cách nắm vững ý nghĩa của các thuật ngữ như shipper, consignee, place of delivery, on board date và nhiều thuật ngữ khác, bạn có thể dễ dàng theo dõi và hiểu quy trình vận chuyển hàng hóa từ nguồn gốc đến điểm đến.
Xác định và kiểm soát trách nhiệm: Các thuật ngữ trên vận đơn giúp xác định rõ trách nhiệm của từng bên tham gia trong quá trình giao nhận hàng hóa. Bằng cách hiểu và sử dụng các thuật ngữ này, bạn có thể biết ai là người gửi hàng (shipper), người nhận hàng (consignee), đại diện vận chuyển (carrier) và các bên khác có liên quan. Điều này giúp xác định rõ trách nhiệm và đảm bảo mọi bên thực hiện đúng vai trò của mình.
Đảm bảo tính chính xác và minh bạch: Các thuật ngữ trên vận đơn giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong thông tin vận chuyển. Bằng cách sử dụng đúng thuật ngữ, thông tin về người gửi hàng, người nhận hàng, địa điểm, ngày tháng và các điều khoản khác trên vận đơn sẽ được truyền đạt một cách rõ ràng và chính xác, tránh hiểu lầm và tranh chấp về thông tin.
Hỗ trợ trong quản lý và theo dõi hàng hóa: Hiểu và sử dụng thuật ngữ trên vận đơn giúp bạn quản lý và theo dõi hàng hóa một cách hiệu quả. Các thông tin như số vận đơn, tên tàu, ngày tải hàng lên tàu, điểm giao nhận và nhiều thông tin khác giúp bạn xác định vị trí và tiến trình di chuyển của hàng hóa, từ đó có thể đưa ra quyết định và phối hợp công việc một cách hiệu quả.
Tăng đáng kể độ tin cậy và hiệu quả trong giao nhận: Sử dụng thuật ngữ đúng trên vận đơn giúp tạo ra một môi trường giao nhận chuyên nghiệp và hiệu quả. Điều này tạo ra sự tin cậy và sự tương tác tốt giữa các bên liên quan, từ đó giảm thiểu sai sót và tăng tính chính xác trong quá trình giao nhận hàng hóa. Tóm lại, hiểu và sử dụng thuật ngữ trên vận đơn giúp bạn có sự nắm vững về quy trình giao hàng, xác định rõ trách nhiệm, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong thông tin, hỗ trợ quản lý và theo dõi hàng hóa, cũng như tăng đáng kể độ tin cậy và hiệu quả trong quá trình giao nhận.
Trên đây là bài viết về Thuật ngữ trên vận đơn giúp cho các bạn hiểu rõ vận đơn cũng như tránh được những rủi ro khi không hiểu rõ vận đơn. Nếu các bạn vẫn còn thắc mắc trong đọc hiểu vận đơn hãy liên hệ với OZ Việt Nam qua hotline: 0972.433.318 để được tư vấn trực tiếp.
